初めての展示会の準備で失敗したくない方へ【スケジュール・チェックリスト付き】

展示会への出展が決まったものの、何から手をつければいいのか分からず不安を感じていませんか。印刷物の手配、ブースデザイン、ノベルティの準備など、やるべきことが山積みで頭を抱えている方も多いでしょう。

この記事では、初めて展示会を担当する方でも安心して準備を進められるよう、具体的なスケジュールとチェックリストをご紹介します。準備の全体像を把握できれば、漏れや失敗を防ぎ、自信を持って展示会当日を迎えられるはずです。

※記事内で紹介する数量はあくまで一般的な目安であり、実際の必要数は展示会の規模、来場者数、業種によって大きく異なります。過去の実績や主催者発表の来場者数を参考に、適切な数量を検討してください。

展示会の準備は想像以上に多岐にわたり、初めて担当する方が戸惑うのは当然のことです。ここでは、多くの担当者が抱える不安や課題を整理し、効率的な準備の進め方について考えていきましょう。

初めての展示会担当者が直面する3つの不安

展示会担当者が最初に直面するのは、「何を準備すればいいのか分からない」という不安です。ブースの装飾から印刷物、ノベルティまで、必要なものが多すぎて全体像が見えにくいため、どこから手をつけるべきか迷ってしまいます。

次に挙げられるのが、「予算がどれくらいかかるのか見当がつかない」という悩みです。展示会によって規模や必要な準備物が異なるため、適切な予算を組むのが難しく、上司への説明にも苦労するケースが少なくありません。

さらに、「準備期間が足りるのか不安」という時間的なプレッシャーも大きな課題となります。出展申込から本番までの期間が意外と短く、複数の業者とのやり取りや社内調整に追われて、気づけば直前になっていたという事態は避けたいものです。

展示会準備が大変な理由

展示会準備が大変な最大の理由は、単純にやるべきことが多すぎる点にあります。ブースのデザインや施工、印刷物の制作、ノベルティの手配、スタッフの配置計画、事前の集客施策など、担当する業務の幅が非常に広いのが特徴です。

また、それぞれの準備項目に適切なタイミングがあり、順序を間違えると後の工程に影響が出てしまいます。例えば、ブースデザインが確定しないと印刷物のデザインも進められず、結果的にすべての工程が遅れるといった事態が起こりがちです。

さらに、複数の外部業者とのやり取りが必要になるため、調整や確認の作業だけでも相当な時間を要します。印刷会社、デザイン会社、施工会社など、それぞれに発注内容を説明し、納期を管理し、品質を確認するというプロセスは、初めての方にとって大きな負担となるでしょう。

展示会の準備を成功させるには、まず全体像を把握することが重要です。ここでは、準備の基本的な考え方と、展示会の規模に応じたスケジュールの目安をご紹介します。

展示会準備で押さえるべきポイント

展示会準備で最も大切なのは、「出展の目的」を明確にすることです。新規顧客の獲得なのか、既存顧客との関係強化なのか、新製品のプロモーションなのか、目的によって準備すべき内容が大きく変わります。目的が明確になれば、必要な施策や予算配分も自然と見えてくるでしょう。

次に重要なのが、「逆算スケジュール」の作成です。展示会当日から逆算して、いつまでに何を完了させる必要があるかを整理することで、余裕を持った準備が可能になります。特に印刷物や装飾物は納期に時間がかかるため、早めの発注が欠かせません。

また、「予算管理」も忘れてはならないポイントです。一般的な展示会では、ブース施工費、印刷物制作費、ノベルティ費用、人件費などを含めて、小規模ブースでも数十万円から、大規模になれば数百万円以上の費用がかかります。予算オーバーを防ぐためにも、各項目の費用を事前に把握し、優先順位をつけて配分することが大切です。

準備期間の目安

一般的な展示会では、最低でも6ヶ月前から準備を始めることをおすすめします。理想的には12ヶ月前から企画や予算取りを開始し、余裕を持ったスケジュールで進めることで、クオリティの高い出展が実現できるでしょう。

小規模な展示会（3m×3m程度のブース）であれば、3〜4ヶ月前からの準備でも対応可能なケースがあります。ただし、デザインや印刷物の制作に十分な時間が取れない可能性があるため、できれば6ヶ月前からの準備が望ましいです。

大規模な展示会や初めての出展の場合は、12ヶ月前からの準備をおすすめします。ブースデザインの検討や施工業者の選定、事前集客の準備など、時間をかけて丁寧に進めることで、展示会の成果を最大化できます。また、初めての方は想定外のトラブルや調整に時間がかかることも多いため、余裕を持ったスケジュールが安心です。

展示会準備を成功させるには、段階的に計画を進めることが重要です。ここでは、4つのステップに分けて、各時期にやるべきことを詳しく解説していきます。

12ヶ月前～6ヶ月前

この時期は、展示会出展の基盤を作る最も重要なフェーズです。まず、出展の目的を明確にし、「新規リード獲得数○○件」「既存顧客との商談○○件」といった具体的な数値目標を設定しましょう。目標が明確になれば、必要な施策や予算も見えてきます。

次に、社内での予算承認を得るための資料作成を進めます。展示会によって異なりますが、一般的な費用項目として、出展料、ブース施工費、印刷物制作費、ノベルティ費用、人件費、交通費などを洗い出し、見積もりを取得してください。過去の出展実績がある場合は、その費用感を参考にするとよいでしょう。

また、この時期に出展申込も完了させておく必要があります。人気の展示会では早期に満員になることもあるため、出展したい展示会が決まったら、すぐに申込手続きを進めることをおすすめします。ブースの位置や規模についても、この段階で決定しておくことが大切です。

6ヶ月前～3ヶ月前

この時期は、展示会の「顔」となるブースの設計を進める重要なフェーズです。まず、ターゲットとなる来場者のペルソナを明確にし、「どんな人に、何を伝えたいのか」というコンセプトを固めましょう。コンセプトが明確になれば、ブースデザインやメッセージの方向性も自然と定まってきます。

ブースデザインについては、複数の施工会社から提案を受けることをおすすめします。デザイン案だけでなく、見積もりや実績、対応力なども比較検討してください。展示会によって規制や搬入条件が異なるため、経験豊富な会社を選ぶと安心です。

また、この時期にバックパネルやタペストリーなどの展示装飾の仕様も決定しておきます。ブース全体のトーンやカラー、配置するメッセージなど、来場者の目を引く工夫を凝らしてください。さらに、展示する商品やサンプルの選定も並行して進めることで、後の工程がスムーズになります。

3ヶ月前～1ヶ月前

この時期は、来場者に配布する資料や販促物の制作を集中的に進めるフェーズです。まず、チラシやパンフレットなどの印刷物は、デザインから印刷まで1〜2ヶ月程度かかることを想定して、早めに発注しましょう。目安として、3m×3mのブースではA4チラシを500〜1,000枚程度準備する企業が多いですが、展示会の規模や業種によって必要数は異なります。

動画コンテンツを制作する場合は、企画から撮影、編集まで含めると2〜3ヶ月程度必要になるケースが一般的です。そのため、この時期には最終的な調整や確認作業を行い、展示会場で使用する機材やモニターの手配も忘れずに進めてください。

ノベルティについては、1ヶ月前までには手配を完了させることをおすすめします。人気の商品は在庫切れになることもあるため、早めの発注が安心です。また、社名やロゴを入れる場合は、さらに時間がかかるため、余裕を持ったスケジュールで進めましょう。パネルやタペストリーなどの大型出力物も、この時期に発注し、事前に仕上がりを確認しておくことが大切です。

本番2日前～当日

展示会当日の2日前から前日にかけては、ブースの設営作業が行われます。施工会社がブースを組み立て、パネルやタペストリーを設置し、照明などの機材をセッティングするため、担当者は現場で立ち会いながら確認作業を進めてください。デザイン通りに仕上がっているか、細かな点まで目を配ることが大切です。

機材テストは必ず本番前に行いましょう。特に動画を流すモニターやプロジェクター、照明機器などは、動作確認を怠ると当日にトラブルが発生する可能性があります。音量や画質、配線の状態なども含めて、入念にチェックしてください。

商品やサンプルの設置は、ブースの引き渡し後に行います。展示物の配置や見せ方を工夫し、来場者が手に取りやすい高さや位置に配置することを心がけてください。また、チラシやノベルティも適量を配置し、補充用の在庫は整理して保管しておきましょう。当日のスタッフ配置や役割分担も最終確認し、自信を持って展示会に臨める状態を作ります。

展示会後

展示会は当日で終わりではなく、むしろ展示会後のフォローアップこそが成果を左右します。名刺交換した来場者には、できれば3日以内、遅くとも1週間以内にはお礼のメールを送り、関心を持っていただいた商品やサービスの詳細情報を提供しましょう。早いタイミングでのフォローは、来場者の記憶が鮮明なうちにアプローチできるため、商談につながりやすくなります。

また、展示会で得られた名刺やアンケート情報は、必ずデータ化して管理してください。見込み度の高い順にランク分けし、優先順位をつけてフォローすることで、効率的な営業活動が可能になります。

さらに、社内での振り返りミーティングも重要です。目標達成度の確認、来場者からのフィードバック、改善点の洗い出しなどを行い、次回の出展に活かせる知見を蓄積しましょう。展示会で撮影した写真や動画は、ウェブサイトやSNSでの情報発信にも活用できるため、アーカイブとして整理しておくことをおすすめします。

展示会の準備では、膨大な数の準備物を管理する必要があります。ここでは、項目別に整理したチェックリストをご紹介しますので、準備の進捗確認にお役立てください。

ブース関連の準備物

ブースの基本構造として、バックパネル、サイドパネル、什器（展示台やカウンター）が必要です。展示会によって標準で提供される什器が異なるため、事前に出展者マニュアルで確認しておきましょう。また、商品を魅力的に見せるための照明機器も重要で、スポットライトやLEDライトなどを適切に配置することで、ブース全体の印象が大きく変わります。

タペストリーやバナースタンドは、ブースの外からでも目立つ重要な訴求ツールです。企業ロゴや主力商品の写真、キャッチコピーなどを大きく掲示することで、来場者の足を止めることができます。目安として、3m×3mのブースであれば、タペストリー2〜3枚、バナースタンド1〜2本程度を設置する企業が多いです。

床面のカーペットやマットも見落としがちですが、ブースの印象を左右する要素です。展示会場の床は硬いコンクリートの場合が多く、長時間立ち続けるスタッフの疲労軽減にも役立ちます。また、テーブルクロスや装飾品なども、ブース全体の統一感を出すために準備しておくとよいでしょう。

印刷物・配布資料の準備物

来場者に配布するチラシやパンフレットは、展示会後のフォローアップに欠かせないツールです。商品やサービスの詳細情報、価格、お問い合わせ先などを分かりやすく記載し、持ち帰って読んでもらえる内容にすることが大切です。一般的には、ブースの広さや業種にもよりますが、1日あたり200〜500枚程度の配布を想定して準備する企業が多いようです。

名刺は多めに準備しておきましょう。展示会では想定以上に名刺交換の機会があるため、スタッフ一人あたり100〜200枚程度を持参することをおすすめします。また、来場者から名刺をいただく際の名刺ホルダーや、その場でメモを取るための筆記用具も忘れずに用意してください。

商品カタログや価格表も重要な配布物です。ただし、すべての来場者に配布するのではなく、具体的な関心を示した方にお渡しするといった使い分けも効果的でしょう。さらに、アンケート用紙を準備しておくと、来場者のニーズや関心度を把握でき、後のフォローアップに活かせます。

ノベルティ・販促ツールの準備物

ノベルティは来場者にブースを覚えてもらうための効果的なツールです。ボールペンやクリアファイル、エコバッグなど、実用的で持ち帰りやすいアイテムが人気があります。予算の目安として、1個あたり100〜500円程度のノベルティを300〜500個程度準備するケースが一般的ですが、展示会の規模に応じて調整してください。

デジタルコンテンツを活用する場合は、タブレットやモニターも準備物に含まれます。商品の動画や事例紹介のスライドなどを表示することで、来場者の興味を引きやすくなります。ただし、機材のトラブルに備えて、予備のバッテリーや充電器も必ず持参しましょう。

来場者との商談スペースを設ける場合は、椅子やテーブルの配置も考慮に入れてください。展示会場で提供されるレンタル什器を利用することもできますが、数に限りがある場合があるため、事前に確認しておくことをおすすめします。また、商談時に使用する資料ファイルやプレゼン用のノートパソコンなども、リストに加えておきましょう。

スタッフ関連の準備物

スタッフの服装は、ブースの印象を大きく左右します。統一感を出すために、揃いのポロシャツやジャケット、エプロンなどを準備することが一般的です。また、名札やスタッフ用のIDカードも必須で、来場者が気軽に声をかけやすくなる効果があります。

スタッフの体調管理も重要な準備項目です。展示会では長時間立ち続けることになるため、飲料水や軽食、常備薬などを準備しておくと安心です。特に夏場や冬場の展示会では、会場内の温度管理が十分でない場合もあるため、カイロや冷却シートなども持参するとよいでしょう。

シフト表やマニュアルも事前に作成し、全スタッフで共有しておきます。誰がいつ、どの役割を担当するのかを明確にすることで、当日の運営がスムーズになります。また、緊急連絡先のリストや、想定される質問への回答集なども準備しておくと、初めて参加するスタッフも安心して対応できるでしょう。

設備・備品の準備物

電源確保は展示会準備の重要なポイントです。展示会場では電源の使用に制限がある場合が多く、事前に申請が必要なケースもあります。必要な電源数や容量を確認し、延長コードやタップも余裕を持って準備してください。また、配線が来場者の導線と交差しないよう、テープで固定するなどの安全対策も忘れずに行いましょう。

Wi-Fi環境の確認も大切です。会場のWi-Fiが使えるのか、自前でモバイルルーターを持参する必要があるのかを事前に確認してください。タブレットやノートパソコンでのプレゼンテーションを予定している場合は、安定したネット環境が欠かせません。

その他、ガムテープやハサミ、ゴミ袋などの消耗品も必要です。展示会当日は想定外のトラブルが起こることもあるため、簡単な工具や予備の部材なども持参しておくと便利です。また、配布物を入れる段ボール箱や、搬出用のカートなども忘れずにリストアップしておきましょう。

展示会の準備を進める中で、多くの担当者が直面するのが、複数の業者とのやり取りによる負担です。ここでは、なぜ業者対応が大変なのか、具体的な課題について見ていきましょう。

印刷会社・施工会社・デザイン会社など発注先が多すぎる

展示会準備では、印刷会社、施工会社、デザイン会社、ノベルティ業者、動画制作会社など、関わる業者の数が非常に多くなります。それぞれの業者に個別に連絡を取り、要件を説明し、見積もりを依頼し、納期を調整するという作業は、想像以上に時間と労力がかかるものです。

特に初めて展示会を担当する方にとって、各業者の得意分野や適正価格を判断するのは難しく、どの会社に依頼すべきか迷うことも多いでしょう。また、業者ごとに対応スピードや品質基準が異なるため、すべての業者を同じレベルで管理するのは容易ではありません。

さらに、業者間の連携が取れていない場合、デザインの統一感を保つのが難しくなります。例えば、ブースデザインと印刷物のデザインで色味やトーンが微妙に異なってしまい、全体的な完成度が下がってしまうといったケースも起こりがちです。

複数業者への依頼で起こりがちなトラブル

複数業者への発注で最も多いトラブルが、納期の遅延や調整ミスです。A社の制作物が遅れたためにB社の作業が始められない、といった連鎖的な遅延が発生すると、展示会直前になって慌てることになります。このような状況では、品質を犠牲にしてでも納期を優先せざるを得なくなる場合もあるでしょう。

デザインやイメージの齟齬も頻繁に起こるトラブルです。各業者に個別に指示を出す中で、微妙なニュアンスの違いが生じ、完成品を見て「イメージと違う」と感じることがあります。特に、ブランドカラーやフォントの統一など、細かな部分での不一致は、ブース全体の印象を損なう原因となります。

コミュニケーションコストの増大も見逃せない問題です。各業者とのメールや電話でのやり取り、修正依頼、確認作業などに多くの時間を取られ、本来の業務に支障が出ることもあります。また、担当者が複数いる場合、情報共有の漏れが発生し、二重発注や発注漏れといったミスにつながる可能性もあるのです。

時間とコストが想定以上にかかってしまう

複数業者への発注では、見積もりの比較検討だけでも相当な時間がかかります。各社から提出される見積書の項目や表記が異なるため、単純な価格比較が難しく、結局どこが一番お得なのか判断しづらいという声をよく耳にします。

また、業者ごとに最低発注ロット数や送料、手数料などの条件が異なるため、小ロットで発注すると割高になることがあります。例えば、チラシは500枚、ノベルティは300個といった形で別々に発注すると、それぞれの業者で最低料金が適用され、トータルのコストが高くなってしまうケースも少なくありません。

さらに、修正対応にも追加費用と時間がかかります。一つの業者での修正が完了したと思ったら、それに合わせて他の業者の制作物も修正が必要になり、その都度費用が発生するといった事態も起こりがちです。このような予期せぬ追加コストは、当初の予算を圧迫する原因となり、担当者を悩ませることになります。

複数業者への発注が負担になっている場合、ワンストップ対応という選択肢を検討してみてはいかがでしょうか。ここでは、ワンストップ対応の内容とメリットについて詳しくご紹介します。

ワンストップ対応とは？どこまで一括で任せられる？

ワンストップ対応とは、展示会に必要な印刷物、デザイン、動画制作、WEB制作などを一つの会社でまとめて依頼できるサービスです。チラシやパンフレットの印刷から、ブースのバックパネルやタペストリー、ノベルティの手配まで、窓口を一本化できるため、やり取りがシンプルになります。

具体的には、ブースデザインの提案から始まり、そのデザインに合わせた印刷物の制作、展示会で流す動画コンテンツの企画・制作、さらには事前集客用のランディングページ制作まで、トータルでサポートしてもらえます。これにより、デザインの統一感を保ちながら、効率的に準備を進めることが可能です。

また、展示会に精通した会社であれば、過去の実績やノウハウをもとに、適切な提案をしてもらえるのも大きな利点です。「この規模のブースなら、チラシは何枚くらい必要か」「どんなノベルティが効果的か」といったアドバイスを受けられるため、初めて展示会を担当する方でも安心して準備を進められるでしょう。

ワンストップ対応の3つのメリット

最大のメリットは、時間の大幅な節約です。複数の業者とやり取りする時間が不要になり、一つの窓口で全体を管理できるため、コミュニケーションコストが大きく削減されます。修正依頼や確認作業も一度で済むため、本来の業務に集中できる時間が増えるでしょう。

コスト面でもメリットがあります。一括発注することで、印刷物やノベルティなどをまとめて割引してもらえるケースが多く、個別に発注するよりもトータルコストを抑えられる可能性があります。また、見積もりが一本化されるため、予算管理もシンプルになり、追加費用の発生も最小限に抑えられるでしょう。

品質の統一性も重要なメリットです。同じ会社がすべての制作物を担当することで、ブース全体のデザイントーンやカラー、メッセージの一貫性が保たれます。印刷物とブースデザインの色味がぴったり合っていたり、動画とパネルのビジュアルに統一感があったりすることで、プロフェッショナルな印象を来場者に与えることができます。

こんな方にはワンストップ対応がおすすめ

初めて展示会を担当する方や、展示会準備に不慣れな方には特におすすめです。経験豊富な会社にまとめて相談することで、「何をいつまでに準備すればいいか」という全体像を把握しやすくなり、漏れや失敗のリスクを減らせます。

また、社内リソースが限られている方にもワンストップ対応は有効です。一人で複数の業者を管理するのは大きな負担となりますが、窓口を一本化することで、効率的に準備を進められます。特に、展示会準備と並行して通常業務もこなさなければならない場合、時間の節約は非常に大きな価値があるでしょう。

デザインの統一感を重視する方や、ブランドイメージを大切にしたい方にもおすすめです。すべての制作物を一つの会社で担当してもらうことで、色味やトーン、メッセージの一貫性を保ちやすくなります。来場者に対して、洗練された印象を与えたい場合は、ワンストップ対応という選択肢を検討してみてはいかがでしょうか。

展示会を成功させるには、準備段階でのポイントを押さえることが重要です。ここでは、失敗を防ぐための具体的な方法をご紹介します。

①出展目的と目標を明確にする

展示会に出展する目的を明確にすることが、すべての準備の出発点です。「新規顧客を100社獲得する」「既存顧客との商談を20件実施する」「新製品の認知度を高める」といった具体的な目標を設定しましょう。目標が明確になれば、そのために必要な施策や予算配分も自然と見えてきます。

目標設定の際は、数値化できるものにすることがポイントです。「たくさんの人に来てもらう」ではなく、「名刺交換200件」といった形で、達成度を測れる指標にしてください。また、目標は社内で共有し、スタッフ全員が同じ方向を向いて準備を進められる状態を作ることも大切です。

出展目的によって、ブースデザインや配布資料の内容も変わってきます。新規顧客獲得が目的なら、分かりやすいキャッチコピーと魅力的なノベルティが効果的です。一方、既存顧客との関係強化が目的なら、商談スペースを充実させ、じっくり話せる環境を整えることが重要になるでしょう。

②余裕を持ったスケジュール管理をする

展示会準備では、「余裕を持つ」ことが失敗を防ぐ最大のポイントです。印刷物やノベルティの制作には予想以上に時間がかかることが多く、ギリギリのスケジュールだと修正や変更に対応できなくなります。理想的には、各工程に2週間程度のバッファを設けることをおすすめします。

また、マイルストーンを設定し、定期的に進捗を確認する習慣をつけましょう。「○月○日までにブースデザイン確定」「○月○日までに印刷発注完了」といった形で、チェックポイントを明確にすることで、遅延を早期に発見できます。もし遅れが発生した場合は、すぐに代替案を検討し、影響を最小限に抑える対応を取ってください。

不測の事態に備えて、予備日を設けることも重要です。台風や天候不良で搬入が遅れる可能性や、機材トラブルで当日慌てる可能性など、想定外のトラブルは必ず起こるものと考えてください。余裕のあるスケジュールは、品質の高い準備を実現するための必須条件と言えるでしょう。

③来場者目線のブース設計を心がける

ブースデザインは、自社が伝えたいことだけでなく、来場者が知りたいことを優先して設計することが大切です。「この製品で何ができるのか」「どんな課題を解決できるのか」といったベネフィットを、一目で分かるように表示しましょう。専門用語ばかりの説明では、来場者の興味を引くことができません。

また、ブース内の導線も来場者目線で考えてください。入りやすい配置になっているか、商品を手に取りやすい高さに配置されているか、混雑時でもストレスなく見学できるかなど、実際に来場者の立場に立って検証することをおすすめします。可能であれば、社内で模擬ブースを作り、事前に確認してみるとよいでしょう。

視覚的な訴求力も重要なポイントです。展示会場は多くのブースが並ぶため、遠くからでも目立つデザインや、足を止めたくなるような工夫が必要です。大きな文字、鮮やかな色使い、印象的なビジュアルなどを活用し、数秒で興味を引けるブースを目指してください。

④事前集客施策を必ず実施する

展示会の成功は、当日の対応だけでなく、事前の集客施策によって大きく左右されます。既存顧客や見込み客に対して、メールやDMで展示会出展の案内を送り、ブースへの来訪を促しましょう。「展示会限定の特典」や「先着○名様にプレゼント」といった来場の動機づけも効果的です。

ウェブサイトやSNSでの告知も忘れずに行ってください。出展情報をトップページに掲載したり、展示会の見どころを紹介するブログ記事を公開したりすることで、認知度を高められます。また、展示会の公式サイトに自社ブースの情報を登録し、来場予定者が事前にチェックできるようにすることも重要です。

アポイントの事前取得もおすすめします。特に重要な既存顧客や大口見込み客には、展示会当日の訪問時間を事前に設定し、じっくり商談できる環境を整えてください。事前集客を丁寧に行うことで、展示会当日の名刺交換数や商談数が大きく変わってきます。

⑤展示会後のフォローアップを徹底する

展示会で獲得した名刺は、できるだけ早くフォローすることが成果につながります。理想的には展示会終了後3日以内、遅くとも1週間以内にはお礼のメールを送り、来場者の記憶が鮮明なうちにアプローチしましょう。メールには展示会で紹介した商品の詳細資料を添付したり、次のアクションを提案したりすることで、商談につなげやすくなります。

名刺情報は必ずデータ化し、CRMツールなどで管理してください。展示会での会話内容や関心度合いをメモとして記録しておくと、後のフォローアップがスムーズになります。また、見込み度の高い順にランク分けし、優先順位をつけてフォローすることで、効率的な営業活動が実現できるでしょう。

展示会の成果を社内で共有し、次回に活かすことも重要です。目標達成度、来場者からの反応、改善点などをまとめた報告書を作成し、関係者で振り返りミーティングを行いましょう。「ノベルティが好評だった」「パネルの文字が小さくて読みづらかった」といった具体的なフィードバックは、次の展示会準備に役立つ貴重な情報となります。

展示会準備に関してよく寄せられる質問について、具体的にお答えしていきます。

展示会の準備はいつから始めればいいですか？

一般的な目安として、最低でも6ヶ月前から準備を始めることをおすすめします。理想的には12ヶ月前から企画や予算取りをスタートし、余裕を持ったスケジュールで進めることで、クオリティの高い出展が実現できます。

ただし、展示会の規模や初めての出展かどうかによって、必要な準備期間は変わってくるため、早めに動き始めることが安心です。

初めての出展で予算がどれくらいかかるか不安です

展示会の出展費用は、ブースの規模や準備内容によって大きく異なります。

一般的な3m×3mの小規模ブースの場合、出展料、ブース施工費、印刷物、ノベルティ、人件費などを含めた費用は、展示会の規模や装飾内容により大きく異なります。複数の業者から見積もりを取得し、比較検討することをおすすめします。

展示会でNGワードや避けるべき表現はありますか？

展示会では、不当景品類及び不当表示防止法（景品表示法）や特定商取引に関する法律（特定商取引法）などの法律に抵触する表現は避ける必要があります。例えば、「絶対に○○できます」「必ず効果があります」といった断定的な効果保証や、「No.1」「最高級」などの最上級表現は、根拠がない場合は使用できません。

また、「今だけ」「限定○個」といった表現も、実際にそうでない場合は不当表示となるため注意が必要です。安全のため、表現に迷った場合は法務部門に確認するか、専門家に相談することをおすすめします。

展示会にはスーツで行くべきですか？

展示会での服装は、業界や企業のカラーによって異なりますが、基本的にはビジネスカジュアルで問題ありません。ただし、長時間立ち続けることを考えると、動きやすく疲れにくい服装を選ぶことが大切です。

スタッフ間で統一感を出すために、揃いのポロシャツやエプロンを着用する企業も多く見られます。清潔感があり、来場者に好印象を与える服装を心がけましょう。

展示会準備で特に重要なポイントは何ですか？

最も重要なのは、「出展の目的を明確にすること」と「余裕を持ったスケジュール管理」の2点です。目的が明確でないと、必要な施策や予算配分が定まらず、結果的に効果の薄い出展になってしまいます。

また、ギリギリのスケジュールでは品質を犠牲にせざるを得なくなるため、早めの準備開始と、各工程へのバッファ確保が成功の鍵となります。さらに、展示会後のフォローアップも成果を左右する重要な要素ですので、忘れずに計画に組み込んでください。

東京ビッグサイトや幕張メッセなど全国の展示会をワンストップでサポート

東京ビッグサイトや幕張メッセといった大規模会場から地方の専門展示会まで、幅広くサポートしており、ブースデザインの提案から印刷物制作、動画コンテンツの企画、事前集客用のランディングページ作成まで、トータルでお任せいただけます。

展示会に慣れた会社だからこそできる実践的な提案も強みで、「このブースサイズなら、チラシは何枚くらい必要か」「どんなノベルティが効果的か」といったアドバイスもいたします。初めての出展や複数業者の管理でお困りの方は、ぜひ一度ご相談ください。