【初心者向け】展示会効果リーフレット・パンフレット制作のポイント

展示会に初めて出展される方、または印刷物の準備で悩んでいる方は多いのではないでしょうか。「何を、どのくらい、どんな形で準備すればいいの?」という疑問は、展示会準備でよく聞かれる声です。

この記事では、展示会で効果的なリーフレットやパンフレットの作り方を、準備から配布まで丁寧に解説します。初心者の方でも迷わず準備を進められるよう、具体的な選び方や部数の決め方、効果的な渡し方まで解説していますので、ぜひ最後までお読みください。

※キャッチコピーに使用する数値は、必ず実際のデータや実績に基づいたものを使用してください。架空の数値を使用すると、景品表示法における優良誤認に該当する可能性があります。

展示会のリーフレット・パンフレットは、自社の製品やサービスを来場者に紹介するための印刷物です。来場者は多くのブースを回るため、その場では詳細を覚えきれません。そのため、持ち帰って後日じっくり検討できる資料が必要になります。

リーフレットやパンフレットは、展示会後も企業の情報を伝え続ける「営業ツール」として機能するのです。

リーフレット・パンフレット・チラシの違い

「リーフレット」「パンフレット」「チラシ」は、どれも印刷物ですが、それぞれ特徴が異なります。まず、チラシは1枚の紙で情報をシンプルに伝えるもので、低コストで大量配布に向いています。

一方、リーフレットは二つ折りや三つ折りにした印刷物で、チラシより多くの情報を整理して掲載できるのが特徴です。パンフレットはページ数が多く、中綴じや無線綴じで製本されており、製品カタログや会社案内として使われます。

展示会では、簡単に持ち帰れるリーフレットが最も一般的ですが、詳しい情報を提供したい場合はパンフレットが選ばれることもあります。つまり、情報量と予算、配布のしやすさによって使い分けることが重要です。

展示会リーフレット・パンフレットが果たす3つの役割

展示会のリーフレット・パンフレットには、大きく分けて3つの役割があります。1つ目は「情報の持ち帰り」です。来場者は1日に何十ものブースを訪れるため、その場で聞いた内容を全て覚えておくことは難しいでしょう。リーフレットがあれば、会社に戻ってから改めて検討する際の資料となります。

2つ目は「社内共有のツール」としての役割です。展示会に訪れた担当者が社内で上司や関係部署に報告する際、リーフレットがあればスムーズに情報を伝えられます。実際、展示会で受け取った資料が社内会議で回覧され、後日問い合わせにつながるケースは少なくありません。

3つ目は「ブランドイメージの形成」です。デザインの質や紙質、情報の分かりやすさは、企業の信頼性や専門性を印象づけます。このように、リーフレット・パンフレットは単なる資料ではなく、展示会後の商談につながる重要なツールなのです。

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展示会でリーフレット・パンフレットが選ばれる理由

展示会では、口頭説明だけでなく視覚的な資料が求められます。なぜなら、来場者は限られた時間の中で多くの情報を収集しようとしているためです。そのため、持ち帰って後からじっくり読める印刷物が重宝されます。

また、デジタル化が進む現代でも、紙の資料には「手に取れる」「すぐに見返せる」という利点があります。名刺交換の際に一緒に渡すことで、相手の記憶に残りやすくなるという効果もあるでしょう。

さらに、リーフレット・パンフレットはコスト面でも優れており、印刷のみの場合は1部あたり数十円程度で作成できるため、多くの企業が採用しています。つまり、コストパフォーマンスと効果のバランスが取れているからこそ、展示会の定番ツールとして選ばれ続けているのです。

展示会で使われるリーフレット・パンフレットには、さまざまな折り方や形式があります。それぞれに特徴があり、伝えたい情報量や予算、配布のしやすさによって最適な選択が変わります。ここでは、代表的な5つのタイプを紹介しますので、自社に合った形式を見つけてください。

二つ折りリーフレット｜シンプルで低コスト

二つ折りリーフレットは、A4やA3の用紙を半分に折った形式で、表紙と裏表紙を含めて4ページ構成になります。情報をシンプルにまとめられるため、初めて展示会に出展する企業や、製品ラインナップが少ない場合に適しています。そのため、制作コストも比較的低く抑えられるのが魅力です。

また、持ち運びやすいコンパクトなサイズ感も利点の一つです。来場者がポケットやバッグに入れやすく、配布する側も扱いやすいというメリットがあります。一方で、掲載できる情報量には限りがあるため、詳細はQRコードでウェブサイトに誘導するなどの工夫が必要になるでしょう。

巻三つ折りリーフレット｜段階的な情報展開に最適

巻三つ折りリーフレットは、用紙を3分割して内側に巻き込むように折る形式で、6ページの情報を掲載できます。この折り方の特徴は、開いていく過程で段階的に情報を伝えられる点です。

表紙でキャッチコピーを見せ、開くと課題提起、さらに開くとソリューション提案という流れで構成できるため、ストーリー性のある展開が可能になります。また、コンパクトに折りたたまれた状態でも受け取りやすく、展示会の配布物として人気があります。

ただし、折り加工が複雑になる分、印刷コストは二つ折りよりやや高くなる傾向があるでしょう。それでも、情報量と持ち運びやすさのバランスが良いため、多くの企業が採用しています。

観音折り（観音開き）｜インパクト重視の8ページ構成

観音折りは、左右の両端を内側に折り込み、さらに中央で折る形式で、8ページ分の情報を掲載できます。最大の特徴は、中央を開いたときに見開きの大きなビジュアルを見せられる点です。そのため、製品の全体像や工場の様子、プロジェクトの流れなど、インパクトのある画像を使いたい場合に効果的です。

さらに、段階的に開いていく体験が、読み手の興味を引きやすくします。ただし、折り加工の工程が増える分、制作コストは高めになります。つまり、予算に余裕があり、ビジュアルで強く印象づけたい場合に適した形式といえるでしょう。

蛇腹折り・Z折り｜連続性のある情報に効果的

蛇腹折り（別名：Z折り）は、用紙をジグザグに折りたたむ形式で、開いていくと一直線につながります。この折り方は、製造工程や製品のラインナップ、サービスの流れなど、連続性のある情報を伝えるのに適しています。

なぜなら、展開すると一枚の長いシート状になるため、全体の流れを一目で把握できるからです。

また、片側から順番に開いていくことで、ストーリーを追いやすくなります。展示会のブースで壁面に貼って見せることもでき、配布物としても使える柔軟性があるのも魅力です。ただし、開いたときのサイズが大きくなるため、保管や持ち運びに少し不便を感じる来場者もいるかもしれません。

中綴じパンフレットと展覧会カタログ｜詳細情報の提供向け

中綴じパンフレットは、複数枚の用紙を重ねて中央をホチキスで留めた冊子形式で、8ページ以上の情報を掲載できます。製品ラインナップが多い企業や、詳しい技術情報を伝えたい場合に適しています。そのため、総合カタログや会社案内として使われることが多く、展示会後も長く使える資料となるでしょう。

一方、展覧会カタログは、さらにページ数が多く、無線綴じなどで製本された本格的な冊子です。高級感があり、ブランディングを重視する企業や、詳細なスペック情報が必要な業界で選ばれます。

ただし、制作コストと時間がかかるため、展示会の規模や予算に応じて検討する必要があるでしょう。つまり、伝えたい情報量と予算のバランスを見ながら、最適な形式を選ぶことが大切です。

リーフレット・パンフレットの制作は、計画的に進めることで効果的な仕上がりになります。ここでは、準備から印刷まで6つのステップに分けて解説しますので、初めての方でも順を追って進められるはずです。

展示会によってスケジュールは異なりますが、一般的には3ヶ月前から1ヶ月前の間に準備を進める企業が多いでしょう。

①目的とターゲットを明確にする

まず、リーフレット・パンフレットを作る目的を明確にしましょう。「新製品の認知度を上げたい」「既存顧客に新サービスを紹介したい」「リード獲得につなげたい」など、目的によって内容や表現が変わります。目的が曖昧だと、メッセージがぼやけてしまい、読み手に伝わりにくくなるためです。

次に、ターゲットを具体的に設定します。例えば、「製造業の購買担当者」「IT企業の経営者」「医療機関の事務長」など、誰に向けて作るのかを明確にすることで、使うべき言葉やデザインの方向性が見えてきます。

このように、目的とターゲットを最初に固めることが、効果的なリーフレット作りの第一歩となるのです。

②訴求メッセージと掲載内容を決める

目的とターゲットが決まったら、次は「何を伝えるか」を整理します。訴求メッセージは、ターゲットが抱える課題に対して、自社の製品・サービスがどう解決できるかを端的に示すものです。そのため、「○○の課題を△△で解決」といった形で、ベネフィットを明確にすることが重要になります。

また、掲載内容は優先順位をつけて選びましょう。限られたスペースに全ての情報を詰め込むと、かえって読みにくくなります。展示会では、来場者が短時間で理解できることが求められるため、「これだけは伝えたい」という核心部分に絞り込むことが大切です。

詳細情報はQRコードでウェブサイトに誘導する方法もあります。

③折り方・紙質・サイズを選定する

訴求メッセージと掲載内容が決まったら、リーフレットの形式を選びます。前述した二つ折り、巻三つ折り、観音折りなど、情報量と予算に応じて最適な折り方を検討してください。一般的には、シンプルに伝えたい場合は二つ折り、段階的に情報を展開したい場合は巻三つ折りが選ばれることが多いです。

紙質の選択も重要なポイントです。コート紙は発色が良く写真映えしますが、光沢があるため文字が読みにくい場合もあります。一方、マットコート紙は落ち着いた質感で文字が読みやすく、高級感を演出できるでしょう。

サイズはA4が最も一般的で、持ち運びやすく配布しやすいバランスの良いサイズといえます。

④配布方法と配布場所を設計する

リーフレットをどこで、どのように配布するかを事前に計画しておくことが大切です。ブース内での手渡しが基本ですが、ブース前のカウンターに置いて自由に取ってもらう方法もあります。そのため、配布場所によってデザインや折り方を変えることも検討してみてください。

また、ターゲットに応じて配布方法を変える戦略も効果的です。例えば、名刺交換をした見込み度の高い来場者には、詳しいパンフレットを渡し、ブース前を通りかかった方には簡易版のリーフレットを配布するという使い分けができます。

このように、配布シーンを想定しておくことで、より効果的な活用が可能になるでしょう。

⑤必要部数を算出する

必要な部数は、展示会の来場者数やブースの位置、配布方法によって変わります。一般的な目安としては、展示会の想定来場者数の10%程度を準備する企業が多いです。

ただし、実際にブースを訪れる来場者は展示会全体の1〜3%程度であることを考慮し、ターゲット層の割合や配布戦略に応じて調整することが重要です。また、積極的に配布する戦略の場合や、人気の高いブース位置を確保している場合は多めに準備したほうが安心です。

一方で、余ってしまうと処分コストがかかるため、バランスを考えることが重要になります。印刷は部数が増えるほど1部あたりのコストが下がる傾向があるため、予備として100-200部程度多めに発注しておくのも一つの方法です。

⑥デザイン制作・印刷発注する

最後に、デザイン制作と印刷の発注を行います。デザインは自社で作成する方法と、外部に依頼する方法があります。自社で作成する場合は、テンプレートを活用すると効率的ですが、ブランドイメージを重視する場合はデザイン会社に依頼するのがおすすめです。

印刷会社への発注時には、納期を必ず確認しましょう。展示会によって異なりますが、一般的には本番の2週間前には手元に届くようスケジュールを組むと安心です。

また、色校正や紙見本の確認ができるかも事前に確認しておくと、仕上がりのイメージとのギャップを防げます。このように、計画的に進めることで、満足のいくリーフレット・パンフレットが完成するでしょう。

リーフレット・パンフレットは限られたスペースで効果的に情報を伝える必要があります。そのため、掲載する内容の優先順位を明確にし、読み手が求める情報を的確に提供することが重要です。ここでは、基本的に押さえておきたい4つの要素を解説します。

関連記事：パンフレットの作り方を4つのステップで紹介｜記載すべき内容や注意点まで解説

表紙｜3秒で魅力が伝わるキャッチコピー

表紙は「手に取ってもらえるか」を左右する最も重要な部分です。来場者は多くのリーフレットを目にするため、3秒以内に興味を引けなければ、読まれることなく置かれてしまうでしょう。そのため、表紙には短く印象的なキャッチコピーと、視覚的に魅力的な画像を配置することが大切です。

キャッチコピーは、ターゲットの課題を端的に示し、解決策をイメージさせる内容が効果的です。例えば、「コスト削減30%を実現する○○システム」「3ステップで始められる○○サービス」といった具体的な数字や行動を含めると、より伝わりやすくなります。

また、会社名やロゴも忘れずに配置し、ブランド認知を高めましょう。

課題提起とソリューション提案

リーフレットを開いた最初のページでは、ターゲットが抱える課題を提起します。「こんなお悩みはありませんか？」という形式で、具体的な課題を箇条書きにすると分かりやすいでしょう。読み手が「まさに自分のことだ」と共感できれば、続きを読んでもらえる可能性が高まります。

次に、その課題に対する自社のソリューションを提案します。ここでは、製品・サービスの特徴よりも、「どんな効果が得られるか」というベネフィットを中心に伝えることが重要です。

例えば、「作業時間を50%削減」「ミスを90%防止」といった具体的な成果を示すと説得力が増します。このように、課題とソリューションをセットで提示することで、読み手の理解が深まるのです。

製品・サービス紹介と導入事例

製品・サービスの詳細を紹介するページでは、スペックや機能を羅列するのではなく、「どう使えるか」を具体的に示すことが大切です。写真や図解を活用して、視覚的に理解しやすい構成を心がけましょう。また、他社製品との違いや独自の強みを簡潔に伝えることも効果的です。

導入事例は、信頼性を高める重要な要素になります。実際に導入した企業の声や、導入前後の変化を数値で示すと、説得力が増すでしょう。ただし、個人情報保護の観点から、顧客名を掲載する際は必ず事前に許可を得てください。事例は1-2件に絞り、簡潔に紹介することで、読みやすさを保てます。

会社情報とお問い合わせ先｜QRコード活用のコツ

リーフレットの最後には、会社情報とお問い合わせ先を必ず記載します。会社名、住所、電話番号、メールアドレス、ウェブサイトのURLは基本情報として欠かせません。また、SNSのアカウントがあれば、それも併記すると接点が増えるでしょう。

QRコードは、来場者を自社のウェブサイトや問い合わせフォームに誘導する便利なツールです。QRコードを配置する際は、「詳しくはこちら」「資料請求はこちら」など、スキャンすることで何が得られるかを明示しましょう。

さらに、QRコードの下に短縮URLも記載しておくと、QRコードが読み取れない環境でもアクセスできるため親切です。このように、複数の接点を用意しておくことで、展示会後のフォローがスムーズになります。

効果的なリーフレット・パンフレットを作るには、ターゲットに響くメッセージとデザインが必要です。ここでは、来場者の興味を引き、展示会後のアクションにつながる制作のコツを4つのポイントに分けて解説します。これらを意識するだけで、リーフレットの効果は大きく変わるでしょう。

ターゲットを具体的に絞り込む｜ペルソナ設定の重要性

リーフレット制作で最も重要なのは、「誰に向けて作るか」を明確にすることです。ペルソナ設定とは、ターゲットを「40代・製造業・購買部長・コスト削減に悩んでいる」といった具体的な人物像として設定する手法を指します。

ペルソナ設定を明確にすることで、使うべき言葉やデザインの方向性が自然と定まるのです。例えば、経営者向けなら「投資対効果」や「経営課題の解決」といった言葉が響きますが、現場担当者向けなら「操作の簡単さ」や「作業効率化」といった実務的なメリットを強調したほうが効果的です。

このように、ペルソナ設定によって訴求ポイントが変わるため、制作前にしっかりと設定しておくことをおすすめします。

情報を厳選しシンプルに伝える｜読まれる構成とは

限られたスペースに情報を詰め込みすぎると、かえって読みにくくなってしまいます。そのため、「本当に伝えたいこと」を3つ程度に絞り込むことが大切です。展示会のリーフレットは、詳細を全て伝える資料ではなく、興味を持ってもらうためのきっかけと考えましょう。

また、文章は短く簡潔にまとめ、余白を十分に取ることで視覚的な読みやすさが向上します。箇条書きや図解を活用すると、情報が整理され、パッと見て理解しやすくなるでしょう。さらに、見出しやキャッチコピーは大きく目立つようにデザインし、本文を読まなくても要点が伝わる構成を心がけてください。

行動導線を明確にする｜CTAとQRコードの配置

リーフレットを読んだ後、来場者に「どう行動してほしいか」を明確に示すことが重要です。CTA（Call To Action）とは、「お問い合わせはこちら」「無料デモ実施中」「資料請求する」といった行動を促す文言のことを指します。

CTAがないと、興味を持った来場者も次のアクションが分からず、そのまま忘れてしまう可能性があるのです。QRコードは、来場者をウェブサイトや問い合わせフォームに誘導する効果的なツールです。

配置する際は、「詳細情報はこちら」「導入事例を見る」など、スキャンすることで何が得られるかを具体的に示しましょう。また、QRコードは目立つ位置に配置し、スマートフォンで読み取りやすいサイズ(最低20mm角以上)を確保することが大切です。

展示会パンフレットのデザインで差をつける5つの工夫

デザインの質は、企業の信頼性やプロフェッショナリズムを印象づける重要な要素です。

まず1つ目の工夫は、「色使いを3色以内に抑える」ことです。多くの色を使うと統一感がなくなり、安っぽい印象を与えてしまいます。コーポレートカラーをベースに、アクセントカラーを1-2色加える程度が効果的でしょう。2つ目は、「高品質な写真を使用する」ことです。ぼやけた写真や素材感のない画像は、企業イメージを損ねる原因になります。プロのカメラマンに撮影を依頼するか、高品質な素材サイトを活用しましょう。

3つ目は、「文字サイズと行間を適切に設定する」ことです。小さすぎる文字は読みにくく、行間が詰まっていると圧迫感を与えます。4つ目は、「視線の流れを意識したレイアウト」を心がけることです。人の視線は左上から右下に流れる傾向があるため、重要な情報は左上に配置すると効果的です。

5つ目は、「印刷後の仕上がりを確認する」ことです。モニターで見る色と印刷された色は異なるため、可能であれば色校正を行い、実際の仕上がりを確認してから本番印刷に進みましょう。

せっかく良いリーフレットを作っても、渡し方やタイミングを間違えると効果が半減してしまいます。ここでは、来場者に確実に受け取ってもらい、読んでもらうための配布戦略を解説します。ターゲットに応じた使い分けを意識することで、展示会後の商談につながる可能性が高まるでしょう。

ターゲット別の配布方法｜見込み度に応じた使い分け

来場者全員に同じリーフレットを配布するのではなく、見込み度に応じて使い分けることが効果的です。例えば、名刺交換をして具体的な課題をヒアリングできた見込み度の高い来場者には、詳しいパンフレットや事例集を渡すと良いでしょう。こうした来場者は、後日じっくり検討する可能性が高いためです。

一方、ブース前を通りかかった方や、簡単な質問だけで立ち去る方には、シンプルなリーフレットを渡すのがおすすめです。また、既存顧客と新規見込み客では、伝えるべき情報が異なります。

既存顧客には新製品や新サービスの情報を中心に、新規見込み客には会社紹介や基本的な製品情報を提供するという使い分けも検討してみてください。

配布タイミング｜ブース説明の前？後？

リーフレットを渡すタイミングは、「ブース説明の後」が基本です。なぜなら、説明前に渡してしまうと、来場者がリーフレットを読むことに集中し、説明を聞いてもらえない可能性があるためです。説明後に渡すことで、「今お話しした内容がこちらにまとまっています」と自然に手渡せるでしょう。

ただし、来場者が急いでいる場合や、簡単な質問だけで立ち去りそうな場合は、早めに渡すことも必要です。このように、来場者の様子を見ながら柔軟に対応することが大切です。

また、名刺交換のタイミングで一緒に渡すと、名刺とリーフレットがセットで保管されるため、後日思い出してもらいやすくなります。

声がけの工夫｜受け取ってもらえる一言とは

リーフレットを渡す際の声がけ次第で、受け取ってもらえる確率が変わります。「よかったらどうぞ」といった曖昧な声がけでは、興味を引けません。そのため、「○○でお困りの方向けの資料です」「3分で分かる○○の紹介資料です」といった具体的なベネフィットを伝える声がけが効果的です。

また、「後ほどゆっくりご覧ください」という一言を添えると、受け取りやすくなります。展示会場で全てを読む時間はないため、「後で読めばいい」という安心感を与えることが大切なのです。

さらに、「こちらに問い合わせ先が記載されていますので、ご質問があればいつでもご連絡ください」と伝えることで、展示会後のフォローがしやすくなるでしょう。

他ツールとの連携｜名刺・ノベルティとの組み合わせ

リーフレット単体ではなく、名刺やノベルティと組み合わせることで、より効果的に活用できます。名刺交換の際にリーフレットを一緒に渡すと、名刺入れに挟んで持ち帰ってもらえる可能性が高まります。そのため、名刺とリーフレットがセットで保管され、後日思い出してもらいやすくなるのです。

また、ノベルティを渡す際にリーフレットも一緒に手渡すことで、受け取り率が向上します。ノベルティだけを目当てに来場する方もいますが、リーフレットを同時に渡すことで、自社の情報を持ち帰ってもらえるチャンスになるでしょう。

さらに、リーフレットにノベルティの引換券を付けるという工夫も効果的です。このように、他のツールと連携させることで、相乗効果が生まれます。

リーフレット・パンフレットの部数を決めることは、予算管理の観点からも重要です。多すぎると在庫を抱え、少なすぎると配布できなくなってしまいます。ここでは、適切な部数を算出する方法と、印刷コストを抑えるポイントを解説しますので、初めての方でも判断しやすくなるはずです。

必要部数の算出方法｜来場者数から逆算する

リーフレットの必要部数は、展示会の想定来場者数を基準に算出します。一般的な展示会では、来場者全体の5-10%程度がブースに立ち寄るといわれています。例えば、来場者数1万人規模の展示会なら、500-1,000人がブースを訪れる計算になるでしょう。

ただし、ブースの立地や企業の知名度、業界内での注目度によって実際の来場者数は変動します。そのため、過去に同じ展示会に出展した経験があれば、そのデータを参考にすることをおすすめします。

初めて出展する場合は、主催者に問い合わせて前回の来場者数や、同規模ブースの平均来場者数を確認すると良いでしょう。

展示会パンフレット部数を決める4つの基準

部数を決める際には、以下の4つの基準を総合的に考慮することが大切です。1つ目は「配布方法」です。ブース内で厳選して渡す場合は少なめで良いですが、ブース前に置いて自由に取ってもらう場合は多めに準備する必要があります。

2つ目は「ターゲットの絞り込み度」です。特定の業種や職種に絞って配布するなら少なめで済みますが、幅広い層に配布する戦略なら多めに用意しましょう。3つ目は「予算」です。印刷コストには限りがあるため、費用対効果を考えながら現実的な部数を設定することが重要です。

4つ目は「展示会後の活用」です。展示会後も営業ツールとして使用する予定があれば、多めに印刷しておくと便利です。展示会専用の内容であれば、必要最小限の部数で抑えることができるでしょう。このように、複数の視点から検討することで、適切な部数が見えてきます。

印刷コストを抑えるポイント｜折り加工と紙質の選択

印刷コストを抑えるには、折り加工の複雑さと紙質の選択が重要なポイントになります。折り加工は、二つ折りが最も低コストで、巻三つ折り、観音折りと複雑になるほど加工費が上がります。そのため、予算を重視する場合は、シンプルな二つ折りから検討してみてください。

紙質については、コート紙が最も一般的で価格も抑えられます。高級感を出したい場合はマットコート紙や上質紙を選ぶと良いですが、コストは高めになります。

また、紙の厚さ（連量）も価格に影響するため、持ち運びやすさと予算のバランスを考えて選びましょう。一般的には、110kg-135kgの厚さが適度なしっかり感とコストのバランスが良いとされています。

余らせるべき？不足のリスクと予備部数の考え方

リーフレットは「やや多めに準備する」のが基本的な考え方です。なぜなら、不足すると配布できなくなり、せっかくの商談機会を逃してしまうリスがあるためです。展示会は年に数回しか開催されない貴重な機会ですから、資料不足で来場者を逃すのは避けたいところでしょう。

一方で、大量に余ってしまうと保管場所を取り、古い情報が記載されている場合は使えなくなってしまいます。そのため、予備部数は全体の10-20%程度を目安にすることをおすすめします。例えば、500部必要な場合は、550-600部印刷するという計算です。

また、印刷会社によっては、部数が増えるほど1部あたりの単価が下がる「ボリュームディスカウント」が適用されることもあるため、見積もり時に確認してみてください。

リーフレット・パンフレットを自社で作成するか、外部に依頼するかは、予算やリソース、求めるクオリティによって変わります。それぞれにメリットとデメリットがあるため、自社の状況に合わせて最適な選択をすることが大切です。ここでは、判断の基準となるポイントを解説します。

自作が向いているケース｜社内リソースとコスト重視

自作に向いているのは、予算を抑えたい場合や、社内にデザインスキルのある人材がいる場合です。小規模な展示会や、情報がシンプルで伝えやすい製品・サービスの場合は、テンプレートを活用して自作することで十分な効果が得られるでしょう。

また、社内で作成することで、修正や更新が素早くできるというメリットもあります。ただし、デザインの知識がないまま作成すると、素人っぽい仕上がりになってしまい、企業イメージを損ねるリスクがあります。

そのため、自作する場合でも、レイアウトの基本ルールや配色のセオリーは学んでおくことをおすすめします。さらに、印刷会社によっては、データ作成のサポートサービスを提供しているところもあるため、活用を検討してみてください。

外注が向いているケース｜クオリティとブランディング重視

外注が向いているのは、企業のブランドイメージを重視する場合や、競合他社と差別化したい場合です。プロのデザイナーに依頼することで、洗練されたデザインと読みやすいレイアウトが実現し、来場者に好印象を与えられるでしょう。

また、印刷・デザイン・動画・WEB制作をワンストップで依頼できる会社なら、展示会全体のデザインに統一感を持たせることができます。さらに、外注することで社内のリソースを他の準備に集中できるというメリットもあります。

展示会準備は多岐にわたるため、デザイン制作を外部に任せることで、商品説明の練習やブースレイアウトの検討に時間を使えるのです。ただし、外注する場合はコストがかかるため、予算と効果のバランスを考えることが重要になります。

展示会チラシのテンプレート無料ツール紹介

自作する場合、無料のデザインツールを活用すると効率的に制作できます。Canvaは、豊富なテンプレートとドラッグ&ドロップの簡単操作で、デザイン初心者でも使いやすいツールです。展示会向けのチラシやリーフレットのテンプレートも用意されており、文字や画像を差し替えるだけで完成します。

また、Microsoft PowerPointやGoogleスライドも、リーフレット作成に活用できます。印刷会社の中には、テンプレートを無料提供しているところもあるため、発注前に確認してみると良いでしょう。

ただし、無料ツールで作成したデータは、印刷に適した形式（PDF/X-1aなど）に変換する必要がある場合があるため、印刷会社に事前に確認することをおすすめします。

印刷会社への発注で確認すべきポイント

印刷会社に発注する際は、以下のポイントを必ず確認しましょう。まず「納期」は最も重要です。展示会によって異なりますが、一般的には本番の2週間前には手元に届くようスケジュールを組むと安心です。繁忙期には通常より時間がかかる場合もあるため、余裕を持って発注してください。

次に「データ入稿の形式」を確認します。IllustratorやPhotoshopのデータが必要な場合や、PDF形式で良い場合など、印刷会社によって異なります。また、「色校正の有無」も重要なポイントです。

色校正を行うことで、実際の印刷色を確認でき、イメージとのギャップを防げます。さらに、「最小ロット数」や「追加印刷の単価」も確認しておくと、部数調整がしやすくなるでしょう。

展示会のリーフレット・パンフレット準備では、多くの方が同じような疑問を抱えます。ここでは、よくある質問に答える形で、実践的な解決策を提案します。これらを参考にすることで、準備の不安を解消し、自信を持って展示会に臨めるはずです。

展示会リーフレットの準備はいつから始めるべきですか？

リーフレット・パンフレットの準備は、展示会によって異なりますが、一般的には3ヶ月前から1ヶ月前の間に進めることをおすすめします。具体的には、3ヶ月前にコンセプトやメッセージを固め、2ヶ月前にデザイン制作に着手し、1ヶ月前には印刷を完了させるというスケジュールが理想的です。

ただし、デザインを外注する場合や、複雑な折り加工を選ぶ場合は、さらに余裕を持ったスケジュールが必要になります。また、繁忙期（年度末や大型展示会シーズン）は印刷会社の納期が長くなる可能性があるため、早めの発注を心がけましょう。初めて出展する場合は、4ヶ月前から準備を始めると安心です。

リーフレットとパンフレット、どちらを配布すべきですか？

リーフレットとパンフレットの選択は、伝えたい情報量と予算によって決まります。製品ラインナップが少なく、シンプルに伝えたい場合はリーフレット（二つ折りや巻三つ折り）が適しています。一方、製品数が多く、詳しい技術情報や導入事例を伝えたい場合は、ページ数の多いパンフレットが向いているでしょう。

また、ターゲットによって使い分ける戦略も効果的です。例えば、ブース前を通りかかった方にはコンパクトなリーフレットを配布し、名刺交換をした見込み度の高い方には詳しいパンフレットを渡すという方法があります。このように、配布シーンに応じて複数種類を準備することも検討してみてください。

デザインに統一感がない場合はどうすればいいですか？

展示会準備では、リーフレット、パネル、ノベルティなど、複数の印刷物を異なる業者に発注することがあります。その結果、色味やデザインテイストがバラバラになってしまい、ブース全体の統一感が損なわれることがあるのです。

この課題を解決するには、印刷・デザイン・動画・WEB制作をワンストップで対応できる会社に依頼する方法があります。ワンストップ対応の会社なら、ブース全体のデザインコンセプトを共有しながら、すべての制作物に一貫性を持たせることができます。

また、窓口が一本化されるため、やり取りの手間が減り、修正依頼もスムーズに進むでしょう。展示会に慣れた会社であれば、過去の事例をもとに効果的な提案をしてくれるため、初めての出展でも安心です。

印刷費用を抑えつつクオリティを保つ方法はありますか？

印刷費用を抑えながらクオリティを保つには、いくつかの工夫があります。まず、部数を増やすことで1部あたりの単価が下がる「ボリュームディスカウント」を活用しましょう。500部と1,000部では、1部あたりの価格が大きく変わることがあります。

また、折り加工をシンプルにすることで、加工費を抑えられます。紙質の選択も重要です。コート紙は発色が良く、コストも抑えられるため、予算重視の場合はおすすめです。さらに、印刷会社の閑散期を狙って発注すると、割引が受けられる場合もあります。

ただし、納期には余裕を持ち、展示会直前に慌てることがないよう計画的に進めてください。クオリティを保ちながらコストを抑えるには、複数の印刷会社から見積もりを取り、比較検討することも大切です。

配布したリーフレットの効果を測定する方法はありますか？

リーフレットの効果測定には、いくつかの方法があります。最も簡単なのは、リーフレットに記載したQRコードのアクセス数を追跡することです。Google AnalyticsなどのツールでQRコード経由のアクセスを計測すれば、何人がリーフレットを見て行動したかが分かります。

また、問い合わせフォームに「展示会のリーフレットを見て」という選択肢を設けることで、リーフレット経由の問い合わせ数を把握できます。さらに、展示会で名刺交換した方に後日フォローメールを送る際、リーフレットへの反応を聞くことも効果的です。

このように、複数の方法を組み合わせることで、リーフレットの効果を定量的に評価できるでしょう。

東京ビッグサイトや幕張メッセなど全国の展示会をワンストップでサポート

展示会の準備は、リーフレット以外にもパネル、動画、ノベルティなど、やるべきことが山積みです。複数の業者に個別に発注すると、やり取りの手間が増え、デザインの統一感を保つことも難しくなります。

トック企画では、印刷・デザイン・動画・WEB制作をワンストップで対応しており、展示会に慣れたスタッフが一貫してサポートします。窓口が一つになることで、コミュニケーションコストが削減され、スムーズに準備を進められるでしょう。

トック企画は東京ビッグサイト、幕張メッセなど、全国の主要展示会場での実績があります。展示会ごとの特性や、業界ごとの訴求ポイントを理解しているため、効果的な提案が可能です。

また、小回りの効く対応で、急な修正や追加発注にも柔軟に対応いたします。展示会準備でお困りのことがあれば、ぜひお気軽にご相談ください。