商談に繋がる展示会の名刺交換とは？マナーやタイミングも解説

展示会に出展または来場する際、「名刺交換ってどうすればいいんだろう」と不安に感じていませんか？

特に初めての展示会では、名刺を渡すタイミングや枚数、マナーなど、わからないことだらけで戸惑うこともあるでしょう。

この記事では、展示会での名刺交換の基本マナーから、商談につながる効果的な方法まで、実践的なポイントを詳しく解説します。

展示会における名刺交換は、単なる形式的な挨拶ではなく、ビジネスチャンスを生み出す重要な第一歩です。なぜなら、名刺には連絡先だけでなく、相手の所属や役職などの情報が詰まっており、展示会後のフォローアップや商談につなげるための貴重な資料となるからです。

実際に、展示会で交換した名刺から後日商談が生まれ、新規取引に至ったという事例は数多く報告されています。つまり、名刺交換を効果的に行うことで、展示会への投資を確実な成果に結びつけることができるのです。

展示会は新たなビジネスチャンスをつかむ最適な場

展示会は、普段なかなか会えない企業の担当者や決裁権を持つキーパーソンと直接対面できる貴重な機会です。この理由は、展示会という場では、出展者も来場者も「新しい情報やビジネスパートナーを探している」という共通の目的を持っているため、通常の営業活動よりもスムーズにコンタクトが取れるからです。

例えば、展示会で名刺交換をした来場者の中から、後日具体的な見積もり依頼や商談につながるケースは珍しくありません。また、展示会では業界の最新トレンドや競合他社の動向も把握できるため、名刺交換を通じて情報収集も同時に行えるという利点があります。

出展者と来場者、それぞれの名刺交換の目的とは

出展者側の名刺交換の目的は、できるだけ多くの見込み顧客（リード）を獲得し、展示会後の営業活動につなげることにあります。そのため、ブースを訪れた来場者全員と名刺交換を行い、製品やサービスへの関心度を確認しながら、後日フォローすべき優先順位をつけていくことが重要です。

一方で、来場者側の目的は、自社の課題を解決できる製品やサービスを提供している企業を見つけ、具体的な情報を持ち帰ることです。そのため、興味のあるブースで名刺交換をし、詳しい資料をもらったり、後日詳細な説明を受けたりする約束を取り付けることが主な目的となります。

このように、立場によって名刺交換の目的は異なりますが、どちらも「展示会後のビジネスにつなげる」という点では共通しています。

展示会での名刺交換は、ビジネスマナーの基本を押さえつつ、展示会特有の状況に応じた対応が求められます。なぜなら、展示会では短時間で多くの人と名刺交換を行うため、効率的かつ丁寧な対応が好印象を与える鍵となるからです。例えば、自己紹介を簡潔にしながらも相手の名前をしっかり確認し、名刺を丁寧に扱うことで、「この人はきちんとしている」という印象を与えられます。

つまり、基本マナーを守りながら、スムーズな流れで名刺交換を行うことが、その後のビジネス関係構築の第一歩となるのです。

名刺を渡す正しい手順｜自己紹介から受け取りまで

名刺交換の基本的な流れは、まず自分から名乗り、名刺を両手で持って相手の胸の高さで差し出すことから始まります。その際、「○○社の△△と申します。本日はお忙しい中、お立ち寄りいただきありがとうございます」といった簡潔な挨拶を添えると丁寧です。

相手の名刺を受け取る時は、両手で受け取り、名前や会社名を確認しながら「○○様ですね。よろしくお願いいたします」と声に出すことで、相手の名前を覚えやすくなります。

展示会によっては立ったまま名刺交換をすることも多いため、受け取った名刺は名刺入れの上に置くか、すぐにポケットに入れずに一旦手に持っておき、会話が終わってから丁寧に名刺入れにしまうようにしましょう。

出展者側と来場者側で異なるマナーのポイント

出展者側の場合、ブース内で来場者を迎える立場なので、来場者が近づいてきたら笑顔で「いらっしゃいませ」と声をかけ、相手が興味を示した段階で名刺交換を提案するのが自然な流れです。

この時、「よろしければ名刺を交換させていただけますか？」と丁寧に尋ねることで、押し付けがましくない印象を与えられます。一方、来場者側は複数のブースを回るため、興味のあるブースで「詳しくお話を伺いたいのですが」と声をかけてから名刺交換に進むとスムーズです。

また、来場者は多くの名刺を受け取ることになるので、興味の度合いによって名刺の裏面に簡単なメモ（「要フォロー」「資料請求済み」など）を書いておくと、後日整理する際に役立ちます。

これだけは避けたいNG行為｜名刺交換でやってはいけないこと

名刺交換でやってはいけない行為として、まず挙げられるのが、受け取った名刺を雑に扱うことです。例えば、名刺をポケットに無造作に突っ込んだり、テーブルの上に放置したりする行為は、相手に対して失礼な印象を与えてしまいます。

また、名刺交換の際に片手で渡したり受け取ったりすることも避けるべきで、必ず両手で丁寧に扱うことが基本です。さらに、展示会では多くの人と名刺交換をするため、相手の名前や会社名を確認せずに次々と受け取るだけになってしまうケースも見られますが、これでは後日フォローする際に誰が誰だったか分からなくなってしまいます。

そのため、名刺を受け取ったら必ず相手の名前を確認し、短い会話でも印象に残るようなコミュニケーションを心がけることが大切です。

展示会での名刺切れは、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまう原因になります。なぜなら、展示会という限られた時間の中で、後日改めて連絡を取ろうと思っても、相手の記憶が薄れてしまったり、他の競合企業に先を越されたりする可能性があるからです。

例えば、展示会の最終日に名刺が切れてしまい、興味を持ってくれた来場者と連絡先を交換できなかったというケースは意外と多く聞かれます。つまり、余裕を持った枚数を準備しておくことが、展示会での成果を最大化するための重要なポイントなのです。

出展者側なら1日150〜300枚、来場者なら50枚〜100枚程度が目安

出展者として参加する場合、ビッグサイトなどの大規模展示会では1日あたり150〜300枚以上の名刺を準備することをおすすめします。ブースの規模によって必要枚数は大きく異なり、具体的には以下が目安となります。

ブース規模別の1日あたりの目安

• 小規模ブース(1〜2小間、約3m×3m〜6m×3m): 150〜200枚/日
• 中規模ブース(3〜5小間): 200〜400枚/日
• 大規模ブース(6小間以上): 300〜500枚/日以上

3m×3mの小規模ブースでも、大規模展示会では1日で100〜200件程度の名刺交換が発生することが一般的です。複数日開催の展示会であれば、初日の交換状況を見て翌日の準備枚数を調整することもできますが、初日から余裕を持って200〜300枚程度用意しておくと安心です。

一方、来場者として参加する場合は、1日で回るブース数にもよりますが、目安として50〜100枚程度あれば十分でしょう。一般的な情報収集であれば50〜80枚、積極的に情報収集をしたい場合や、大規模展示会で多くのブースを訪問する予定がある場合は、100〜150枚程度準備しておくことをおすすめします。

展示会の規模やブースの立地で変わる必要枚数

展示会の規模や自社ブースの立地条件によって、必要な名刺の枚数は大きく変わってきます。

例えば、東京ビッグサイトや幕張メッセなどの大規模展示会で、エントランス近くや通路に面した目立つ位置にブースがある場合、通行人の目に留まりやすいため、1日で150〜200件以上の名刺交換が発生することも珍しくありません。

また、業界内で注目度の高い新製品を展示する場合や、実演やデモンストレーションで人を集める企画がある場合も、通常より多くの来場者がブースを訪れる傾向があります。そのため、自社の出展内容や立地条件を考慮しながら、「足りなくなるよりは多めに準備しておく」という姿勢が重要です。

名刺切れを防ぐために予備を十分に用意

名刺切れを防ぐための最も確実な方法は、予想枚数の1.5〜2倍程度を準備しておくことです。なぜなら、展示会当日は予想以上に来場者が多かったり、スタッフ間で名刺の配分が偏ったりすることがあるためです。

例えば、3日間の展示会で1日100枚×3日=300枚が必要と見積もった場合、450〜600枚程度準備しておくと安心です。また、展示会会場近くのコンビニや印刷ショップで緊急に名刺を作成することも可能ですが、デザインや品質が通常使用している名刺と異なってしまう可能性があります。

そのため、事前に印刷・デザインを得意とする会社に相談し、展示会用の名刺を余裕を持って発注しておくことをおすすめします。

名刺交換のタイミングを見極めることは、展示会での成果を左右する重要なスキルです。なぜなら、適切なタイミングで名刺交換を提案することで、相手に好印象を与え、その後の商談につながる可能性が高まるからです。

例えば、来場者が製品に興味を示しているタイミングで名刺交換を行えば、後日具体的な情報提供や見積もり提示といったフォローアップがスムーズに進みます。つまり、タイミングを意識した名刺交換が、展示会での投資を成果に変える鍵となるのです。

名刺を渡すベストなタイミングとは

名刺交換のベストタイミングは、出展者側と来場者側で若干異なります。出展者側の場合、来場者がブースに立ち寄り、製品やサービスに興味を示した段階で「よろしければ詳しい資料をお送りしたいので、名刺を交換させていただけますか？」と提案するのが自然です。

特に、来場者から質問が出たり、具体的な導入を検討しているような発言があった際は、名刺交換の絶好のタイミングと言えます。一方、来場者側は、ブースで説明を聞いて興味を持った時点で「詳しくお話を伺いたいので、名刺を交換させてください」と積極的に提案しましょう。

また、デモンストレーションや製品説明が終わった直後も、自然な流れで名刺交換に進めるタイミングです。

積極的に声をかけて名刺交換につなげるフレーズ例

展示会では、積極的に声をかけることで名刺交換のチャンスを広げることができます。出展者側であれば、「こちらの製品、○○という課題を解決できるんですが、ご興味ありますか？」といった具体的なメリットを伝えるフレーズが効果的です。

また、「無料のサンプルをお渡しできますので、よろしければお試しください」といったノベルティや特典を活用した声かけも、名刺交換につながりやすくなります。来場者側であれば、「御社のサービスについて、もう少し詳しく教えていただけますか？」「導入事例などの資料をいただけますか？」といった具体的な質問をすることで、自然に名刺交換の流れを作れます。

さらに、「後日、社内で検討したいので連絡先を交換させてください」と伝えれば、相手も快く名刺交換に応じてくれるでしょう。

短時間で多くの名刺を獲得するためのテクニック

展示会は限られた時間の中で効率的に情報収集や営業活動を行う必要があるため、短時間で多くの名刺を獲得するテクニックも重要です。まず、事前に訪問したいブースをリストアップしておき、会場マップで効率的な導線を計画することで、無駄な移動時間を削減できます。

また、名刺交換の際は簡潔な自己紹介にとどめ、詳しい話は「後日改めてご連絡させてください」と伝えることで、1件あたりの時間を短縮できます。

出展者側であれば、ブーススタッフを複数配置し、役割分担（来場者の誘導担当、製品説明担当、名刺交換担当など）を明確にすることで、スムーズな対応が可能になります。ただし、効率を重視するあまり機械的な対応にならないよう、一人ひとりに丁寧に接する姿勢を忘れないことが大切です。

展示会での名刺交換件数は、出展の成果を測る重要な指標の一つです。なぜなら、名刺交換件数が多いほど、潜在的な見込み顧客との接点が増え、後日の商談機会が広がる可能性が高まるからです。

例えば、目標件数を事前に設定することで、スタッフのモチベーション向上やブース運営の改善点の把握につながります。つまり、平均的な名刺交換件数を知り、自社の目標を明確にすることが、展示会出展を成功に導く第一歩となるのです。

ブース規模別の名刺交換件数

展示会での名刺交換件数は、ブースの規模や展示会の種類によって大きく異なりますが、一般的な目安があります。3m×3mの小規模ブースの場合、3日間の展示会で150〜300件程度の名刺交換が平均的な数値と言われています。

一方、6m×6m程度（36㎡）のブースでは、スタッフ数も増えるため、3日間で450〜900件程度の名刺交換が見込めるでしょう。さらに大規模なブースでは、500件以上の名刺交換を達成するケースもあります。

ただし、これらはあくまで目安であり、展示会の来場者数や業界特性、自社製品の認知度などによって大きく変動します。

ブース規模別・スタッフ1人あたりの交換可能数

スタッフ1人あたりの名刺交換可能数を把握しておくことも、目標設定や人員配置の計画に役立ちます。一般的に、1人のスタッフが1日で対応できる名刺交換は、対応スタイルによって大きく異なります。

簡単な名刺交換のみであれば50〜70件程度、製品説明やデモンストレーションを含む場合は20〜40件程度が目安と言われています。この理由は、名刺交換だけでなく、製品説明やデモンストレーション、質疑応答などの時間も含まれるためです。

例えば、3日間の展示会で300件の名刺交換を目標とする場合、1日あたり100件必要なので、最低でも2〜3名のスタッフをブースに配置する必要があります。また、昼休みや休憩時間を考慮すると、さらに余裕を持った人員配置が望ましいでしょう。

スタッフ間で役割分担を明確にし、効率的なブース運営を心がけることで、目標件数の達成がより現実的になります。

展示会で獲得した名刺の商談化率と有効リードの見極め方

展示会で獲得した名刺すべてが商談につながるわけではなく、一般的な商談化率は目安として1〜5%程度と言われています。つまり、300件の名刺を獲得した場合、実際に商談に進めるのは3〜15件程度となります。そのため、名刺交換の際に相手の興味度合いや購買意欲を見極めることが重要です。

例えば、「すぐに導入を検討したい」「見積もりが欲しい」といった具体的な要望がある来場者は、優先的にフォローすべき有効リードと言えます。また、名刺交換時に相手の課題や導入時期を簡単にヒアリングし、名刺の裏面にメモを取っておくことで、後日のフォローアップがスムーズになります。

すべての名刺に同じように対応するのではなく、優先順位をつけて効率的にフォローすることが、商談化率を高める鍵となります。

展示会では、すべての名刺交換に応じる必要はありませんし、状況によっては丁寧にお断りすることも必要です。なぜなら、自社のターゲットと異なる業種の方や、営業目的で近づいてくる方もいるため、無理に名刺交換をすると後日対応に時間を取られてしまうからです。

例えば、明らかに商談につながらない相手や、しつこい営業を受けそうな場合は、スマートに断ることで自分の時間を守ることができます。つまり、適切な断り方を知っておくことは、展示会を有意義に過ごすための重要なスキルなのです。

「名刺を切らしてしまって」在庫切れを理由にする方法

名刺交換を断る最もシンプルで角が立たない方法は、「申し訳ございません、名刺を切らしてしまいまして」と在庫切れを理由にすることです。この方法は相手を傷つけることなく、自然に断ることができるため、多くのビジネスパーソンが使っているテクニックです。

ただし、この断り方を使う場合は、実際に名刺入れを空にしておくか、名刺を別の場所に保管しておくなど、整合性を保つことが大切です。また、「メールアドレスをお伺いしてもよろしいですか？後日メールでご連絡させていただきます」と代替案を提示すれば、より丁寧な印象を与えられます。

立場や目的を明確に伝えて丁寧に断るフレーズ

自分の立場や来場目的を明確に伝えることで、相手も納得しやすい断り方ができます。例えば、「申し訳ございませんが、今回は情報収集のみで来場しておりまして、名刺交換は控えさせていただいています」といったフレーズが効果的です。

また、「弊社では現在、この分野のサービスを利用する予定がございませんので」と具体的な理由を添えることで、相手も無理に名刺交換を迫ることはなくなります。

さらに、「担当部署が異なりますので、もし資料をいただけるようでしたら、後日担当者からご連絡させていただきます」といった代替案を提示すれば、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

怪しい営業やしつこい勧誘への対処法

展示会では、時に強引な営業や怪しいビジネスの勧誘に遭遇することもあります。このような場合は、毅然とした態度で断ることが重要です。「今は時間がありませんので」とシンプルに断り、その場を離れることが最も効果的です。

また、相手がしつこく名刺交換を迫ってくる場合は、「会社の方針で、このような場での名刺交換は禁止されております」と伝えれば、それ以上追及されることは少なくなります。

万が一、不快な思いをした場合は、展示会の運営事務局や警備員に相談することも選択肢の一つです。展示会という場では多くの出会いがありますが、自分にとって有益な関係性を築くことを優先し、不要な名刺交換は丁寧に断る勇気も必要です。

展示会当日に名刺を忘れてしまった場合でも、慌てる必要はありません。なぜなら、現代ではデジタルツールや代替手段を活用することで、名刺がなくても連絡先を交換できる方法があるからです。

例えば、スマートフォンを使ったデジタル名刺や、メールアドレスの直接交換といった方法で、ビジネスチャンスを逃さずに済みます。つまり、名刺を忘れたとしても、適切な対処法を知っていれば、展示会での成果を確保することは十分に可能なのです。

①デジタル名刺（QRコード）を活用して連絡先を共有

最も現代的で効率的な対処法は、デジタル名刺やQRコードを活用することです。スマートフォンで自分の連絡先情報（名前、会社名、メールアドレス、電話番号など）をQRコードに変換し、相手にスキャンしてもらうことで、紙の名刺と同じように情報交換ができます。

また、EightやSansanといった名刺管理アプリには、デジタル名刺を作成・共有できる機能が備わっているため、事前にアプリをダウンロードしておくと安心です。さらに、LinkedInやFacebookなどのビジネスSNSのプロフィールページを表示して、その場でつながる方法も有効でしょう。

デジタル名刺は環境にも優しく、今後ますます普及していく可能性がある方法です。

②メールアドレスや電話番号を直接交換する

デジタルツールが使えない状況や、相手がアナログな対応を好む場合は、メールアドレスや電話番号を直接交換する方法もあります。「申し訳ございません、名刺を切らしてしまったので、メールアドレスを交換させていただけますか？」と丁寧に提案すれば、多くの方は快く応じてくれるでしょう。

その場でスマートフォンのメモ帳やメールアプリに入力するか、相手の名刺をいただいて、後日こちらから連絡することを約束する方法も効果的です。また、相手が紙にメールアドレスや電話番号を書いてくれる場合もあるので、ペンとメモ帳は常に携帯しておくことをおすすめします。

③後日郵送やメールで名刺を送る約束をする

名刺を忘れてしまった場合、後日郵送やメールで名刺を送ることを約束する方法も一つの選択肢です。「大変申し訳ございません、本日名刺を持参するのを忘れてしまいました。

よろしければ御社の名刺をいただき、後日改めて弊社の名刺を郵送またはメールでお送りさせていただきます」と丁寧に伝えることで、相手の理解を得られるでしょう。

この際、必ず約束を守り、展示会終了後すぐに名刺を送ることが信頼関係を築く上で重要です。メールで送る場合は、名刺のデータ（PDF形式など）を添付し、簡単な挨拶文を添えると丁寧な印象を与えられます。

展示会での名刺交換は、あくまでビジネスのスタート地点に過ぎません。なぜなら、展示会で獲得した名刺を商談につなげるためには、適切なタイミングでのフォローアップが不可欠だからです。

例えば、展示会後すぐにお礼メールを送った企業と、1週間後に連絡した企業では、相手の反応や商談化率に大きな差が出ることがあります。つまり、名刺交換後のフォローアップこそが、展示会への投資を成果に変える最も重要なステップなのです。

展示会当日中または翌営業日の午前中にお礼メールを送る

展示会での名刺交換後、できるだけ早くお礼メールを送ることが、相手の記憶に残り、商談につなげるための鉄則です。理想的なタイミングは、展示会当日中または翌営業日の午前中です。

この理由は、展示会で多くの企業と接触した来場者は、時間が経つにつれて個々の企業の印象が薄れていくため、早めのフォローで印象を強化する必要があるからです。お礼メールの内容は、「本日は弊社ブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました」といった感謝の言葉に加え、「展示会でお話しした○○について、詳しい資料を添付いたします」といった具体的な情報提供を含めると効果的です。

また、「ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください」といった次のアクションを促す一文を添えることで、商談への道を開きやすくなります。

名刺の裏面にメモを取って優先順位をつける

展示会で大量の名刺を獲得した場合、すべてに同じようにフォローするのは現実的ではありません。そのため、名刺交換の際またはその直後に、名刺の裏面に簡単なメモを取っておくことが重要です。

例えば、「導入検討中・見積もり希望」「来年度予算で導入予定」「情報収集のみ」といった興味度合いや、「△△の課題あり」「競合はA社を使用中」といった具体的な情報をメモしておくことで、後日のフォローアップがスムーズになります。

また、相手の特徴や会話の内容（「背の高い男性」「大阪から来場」など）を書いておくと、顔を思い出しやすくなり、パーソナライズされたフォローメールを送ることができます。

このように、名刺を優先順位別に分類し、有効リードから順にフォローしていくことで、限られた時間で最大の成果を得ることができるのです。

名刺のデータ化と管理で商談化率を高める

展示会で獲得した名刺は、紙のまま保管するのではなく、デジタルデータとして管理することで、効率的なフォローアップが可能になります。名刺管理アプリ（EightやSansanなど）を使えば、名刺をスキャンするだけで自動的にデータ化され、顧客管理システム（CRM）と連携することもできます。

これにより、フォローメールの送信履歴や商談の進捗状況を一元管理でき、チーム全体で情報共有することが可能になります。

また、展示会後に名刺をカテゴリー別（「即フォロー」「中期フォロー」「長期フォロー」など）にタグ付けしておくことで、適切なタイミングで適切なアプローチができるようになります。このように、名刺をデータ化して戦略的に管理することが、展示会の投資対効果を最大化する鍵となるのです。

展示会で名刺を渡すタイミングは？

名刺を渡すタイミングは、相手が製品やサービスに興味を示した時が最適です。出展者側であれば、来場者がブースで立ち止まり、質問をしてきた段階で「詳しい資料をお送りしたいので、名刺を交換させていただけますか？」と提案しましょう。

来場者側の場合は、説明を聞いて興味を持った時点で「もう少し詳しくお話を伺いたいので、名刺交換をお願いできますか？」と積極的に声をかけることをおすすめします。

展示会に名刺は何枚持っていけばいいですか？

出展者の場合、1日あたり100枚以上、複数日開催であれば初日に200枚程度準備しておくと安心です。来場者の場合は、50枚程度が目安ですが、多くのブースを回る予定があれば100枚程度用意しておくと良いでしょう。

展示会の規模やブースの立地、自社製品の注目度によって必要枚数は変わるため、予想より多めに準備しておくことをおすすめします。

展示会で名刺交換をするときのコツは？

名刺交換のコツは、まず相手の名前や会社名をしっかり確認し、短い会話でも印象に残るコミュニケーションを心がけることです。

受け取った名刺は両手で丁寧に扱い、すぐに名刺入れにしまわず、会話が終わるまで手に持っておくと相手に敬意を示せます。また、名刺の裏面に簡単なメモを取っておくことで、後日のフォローアップがスムーズになります。

展示会で名刺交換で平均して何件くらい名刺がもらえますか？

ブース規模や展示会の種類によって異なりますが、一般的な目安として、小規模ブース（約9㎡）で3日間の展示会なら150〜300件程度、中規模ブース（約18㎡）なら450〜900件程度の名刺交換が見込めます。

ただし、展示会の来場者数や自社製品の認知度、スタッフの対応力などによって大きく変動するため、あくまで参考値として考えてください。

デジタル名刺と紙の名刺、どちらを使うべき？

現状では、紙の名刺を基本としつつ、デジタル名刺も併用する方法がおすすめです。なぜなら、ビジネスシーンではまだ紙の名刺が主流であり、特に年配の方や伝統的な業界では紙の名刺を好む傾向があるためです。

ただし、名刺を切らしてしまった時の予備手段として、または環境意識の高い相手に対しては、デジタル名刺が有効です。両方を使い分けることで、あらゆる状況に柔軟に対応できるでしょう。

東京ビッグサイトや幕張メッセなど全国の展示会をワンストップでサポート

展示会準備では、名刺だけでなく、チラシやパネル、タペストリー、ノベルティなど、多くの印刷物や販促物を準備する必要があり、複数の業者に発注すると手間も時間もかかってしまいます。

トック企画では、印刷・デザイン・動画制作・WEB制作をワンストップで提供しているため、名刺からブース装飾まで一貫してご依頼いただけます。デザインの統一感を保ちながら、窓口を一本化することで、やり取りの手間を大幅に削減でき、展示会準備に集中していただけます。

東京ビッグサイトや幕張メッセをはじめ、全国の展示会に対応しており、展示会に慣れた担当者が、スケジュール管理から納品まで丁寧にサポートいたします。名刺のデザインや印刷枚数のご相談から、展示会全体の準備についてのアドバイスまで、お気軽にご相談ください。