【初心者向け】展示会出展の成功のために知っておきたいポイント｜失敗例と対策

展示会への初出展が決まったものの、「何から準備すればいいのか」「失敗しないためにはどうすればいいのか」と不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

展示会の成功は事前準備で8割が決まるとも言われており、適切な知識と計画があれば初心者でも十分に成果を出すことができます。

この記事では、展示会出展の基礎知識から準備スケジュール、よくある失敗例とその対策まで、初心者の方が安心して展示会当日を迎えられるよう実践的な情報をお届けします。​

「何から手をつければいいか分からない」という準備の悩み

展示会の準備では、ブースデザインの検討、印刷物の発注、スタッフの手配、集客施策の実施など、同時並行で進めるべきタスクが非常に多くあります。そのため、初めて担当される方は「どれを優先すればいいのか」「各タスクにどれくらいの時間が必要なのか」と迷ってしまうことが少なくありません。​

一般的な展示会では、出展申込から本番まで6ヶ月〜12ヶ月程度の準備期間が必要とされています。この期間を段階的に区切り、「いつまでに何をすべきか」を明確にしていくことで、準備の漏れを防ぎ効率的に進めることができます。

さらに、複数の業者への発注が必要になるケースも多いため、窓口を一本化できる会社に相談すると、やり取りの手間を大幅に減らせる可能性があります。​

展示会出展で初心者が失敗しないために知っておくべきこと

展示会出展の失敗原因として最も多いのが、「出展目的が曖昧なまま準備を進めてしまう」ことです。目的が明確でないと、ブースデザインや配布物の内容がぼやけてしまい、来場者に伝えたいメッセージが届きにくくなります。

また、展示会当日の対応だけに注力してしまい、展示会後のフォローアップを怠ってしまうケースも非常に多く見られます。​展示会の成果は「名刺の枚数」ではなく、「その後の関係構築」で決まるため、事後フォローまで含めた計画を立てることが重要です。

加えて、予算の見積もりが甘く、想定外の費用が発生して困るという事例もあります。このような失敗を避けるためには、展示会に慣れた会社に相談して、事前に全体像を把握しておくことをおすすめします。​

展示会の種類｜BtoB向けとBtoC向けの違い

展示会は大きく分けて、BtoB（企業間取引）向けとBtoC（消費者向け）の2種類に分類されます。BtoB展示会は企業やビジネスパートナーをターゲットにしたイベントで、商談やビジネスチャンスの獲得を重視します。

来場者の多くは意思決定権を持つ担当者であり、導入事例やROI（投資収益率）を示すことで、課題解決に向けた具体的な提案が求められます。​

一方、BtoC展示会は一般消費者をターゲットにしており、製品やサービスがどのように生活を変えるかを体感してもらい、購買意欲を高めることが主な目的です。

たとえば家電メーカーであれば、最新のスマート家電を実際に使ってもらう体験型ブースを設置し、その便利さを実感してもらう演出が効果的です。自社の製品やサービスがどちらのタイプに適しているかを見極めることで、適切な展示会を選択できるようになります。​

展示会に出展する目的とメリット

展示会に出展する主な目的は、新規顧客の開拓、既存顧客との関係強化、自社ブランドの認知度向上、競合他社の動向把握などが挙げられます。展示会は短期間で大量の見込み客と直接対話できる貴重な機会であり、通常の営業活動では接点を持ちにくい企業の担当者とも名刺交換できる可能性があります。​

また、展示会当日に製品やサービスのデモンストレーションを行うことで、来場者に実際の価値を体感してもらえるというメリットもあります。さらに、他の出展企業のブースを見学することで、業界の最新トレンドや競合の戦略を把握でき、自社のサービス改善のヒントを得ることもできます。

このように、展示会は単なる営業活動の場ではなく、ビジネス全体の成長につながる重要な機会と言えます。​

展示会出展のデメリットと注意点

展示会出展にはメリットが多い一方で、費用や人的リソースの負担が大きいというデメリットもあります。一般的な展示会では、1小間（約3m×3m）の出展で総額70万円〜150万円程度の費用がかかるとされており、出展料だけでなくブース施工費や印刷物の制作費、スタッフの人件費や宿泊費なども必要です。​

また、展示会の準備には多くの時間と労力がかかるため、通常業務と並行して進めることで担当者に大きな負担がかかる可能性があります。さらに、展示会に出展しただけでは成果は上がらず、事後フォローまで徹底して初めて投資対効果が得られるという点にも注意が必要です。

こうしたデメリットを理解した上で、自社にとって出展する価値があるかを慎重に判断することが大切です。​

12ヶ月前～6ヶ月前にやるべきこと｜企画・予算取り

展示会によって異なりますが、一般的なスケジュールとしては、12ヶ月前～6ヶ月前の段階で出展する展示会の選定と出展目的の明確化を行います。この時期には、自社の製品やサービスと親和性の高い展示会を選び、ターゲット層の集客が見込めるかを検討してください。

また、経営層への提案と予算の確保も重要なタスクです。​出展申込の手続きを開始し、必要に応じて補助金の申請準備も進めておくとよいでしょう。さらに、スタッフの宿泊場所を早めに確保しておくことで、展示会開催時期の宿泊施設の混雑を避けることができます。

この段階で全体の方向性を固めておくことで、その後の準備がスムーズに進むようになります。​

6ヶ月前～3ヶ月前にやるべきこと｜コンセプトメイク・ブースデザイン

6ヶ月前～3ヶ月前には、ブースのコンセプトメイクとデザイン設計に着手します。この時期には、来場者に伝えたいメッセージを整理し、製品やサービスの特徴を効果的に伝えるデモンストレーションの内容を計画してください。

ブースデザインについては、信頼性の高い施工会社を選定して契約し、具体的な設計の打ち合わせを開始します。​また、展示物の内容を決定し、制作スケジュールを立てることも重要です。

デザインの統一感を保つためには、印刷物や動画、WEB素材などを同じ会社に依頼することで、ブース全体に一貫した世界観を作ることができます。さらに、来場者の興味を引くための演出方法や、ブース内の導線設計もこの段階で検討しておきましょう。​

3ヶ月前～1ヶ月前にやるべきこと｜制作物の手配と準備

3ヶ月前～1ヶ月前の期間は、動画・チラシ・パネル・タペストリー・ノベルティなどの制作物を手配する時期です。この段階では、配布物のデザインと内容を決定し、品質管理と納期管理を徹底してください。配布物の数量は展示会の規模や業種、想定来場者数によって大きく異なります。

たとえば3m×3mのブースの場合、A4チラシを300〜1,000枚、名刺を150〜300枚程度準備するケースが見られます。事前に類似展示会の来場者数を確認し、必要枚数を見積もることをおすすめします。​

また、事前の集客施策として、展示会3ヶ月前から1週間前までに何を配信するかを一覧化した広報スケジュールを作成しておくとよいでしょう。メールマガジンやSNSを活用して、既存顧客や見込み客に出展情報を告知し、ブースへの来場を促しましょう。

複数の業者への発注が必要な場合、ワンストップで対応できる会社に相談することで、やり取りの時間を短縮できる可能性があります。​

1ヶ月前～当日までにやるべきこと｜最終準備とリハーサル

1ヶ月前～当日までには、スタッフの役割分担を決定し、接客マニュアルを作成して共有します。来場者対応のシミュレーションを行い、実際の声かけや製品説明の練習をしておくことで、当日の対応がスムーズになります。

また、シフト表や名刺管理フローなどを「展示会準備チェックリスト」としてまとめ、関係者間で共有しておくことで、当日の混乱や漏れを防ぐことができます。​

展示会本番2日前から当日にかけては、機材のテストや商品の設置、ブースの引き渡しなど、現場での最終確認を行います。特に、映像機器や照明などの電気系統は事前にしっかりテストしておきましょう。万が一のトラブルに備えて、予備の配布物や名刺、筆記用具なども多めに準備しておくと安心です。​

ブース装飾・什器で必要なもの

ブース装飾や什器（じゅうき）として必要なものには、展示パネル（バックパネル）、展示台や商品ディスプレイ用の什器、照明機器、モニターやプロジェクターなどの映像機器があります。

什器とは、商品を陳列したり展示したりするための棚や台のことを指し、展示会では来場者の目線を意識した高さに設置することが重要です。​また、企業ロゴやキャッチコピーを掲示するタペストリーや、商品説明用のパネルも効果的です。

ブース内には椅子やテーブルも必要で、来場者がゆっくり説明を聞ける環境を整えることで、商談につながりやすくなります。さらに、電源の確保やWi-Fi環境の準備も忘れずに行いましょう。これらをすべて別々の業者に依頼すると調整が大変なため、展示会に慣れた会社にまとめて相談するのも一つの方法です。​

配布物（パンフレット・チラシ・ノベルティ）の準備

配布物として必須なのは、会社案内・パンフレット、製品カタログ、チラシ・リーフレット、そして配布物を入れるための手提げ袋です。会社案内は自社の概要や強みを伝える基本資料となり、製品カタログには展示製品の詳細情報や価格表を掲載します。

チラシやリーフレットは特定の製品やキャンペーン情報を伝えるツールとして活用でき、手提げ袋はブランドロゴ入りにすることで宣伝効果も期待できます。​チラシは名刺交換後のフォローツールとして重要です。

来場者が後日改めて情報を確認する際の資料になるため、適切な印刷物を準備することで、展示会後の商談につながる可能性が高まります。配布したチラシをきっかけに、後日問い合わせや商談に発展するケースも少なくありません。

ノベルティについては、ターゲット層が喜ぶ実用的なアイテムを選ぶと好印象を与えられます。​

スタッフ用の準備物（ユニフォーム・名刺・マニュアル）

スタッフ用の準備物として、統一感のあるユニフォームや名札、十分な枚数の名刺が必要です。ユニフォームは企業のブランドイメージを表現するだけでなく、来場者がスタッフを識別しやすくする効果もあります。また、名刺は想定以上の枚数を準備しておくことをおすすめします。​

さらに、スタッフ全員が共有できる接客マニュアルや、よくある質問への回答集を用意しておくと、当日の対応がスムーズになります。マニュアルには、声かけのフレーズ、製品説明のポイント、名刺交換後の流れなどを記載しておきましょう。

そのほか、筆記用具、クリップボード、予備の配布物、ゴミ袋、救急セットなども準備リストに加えておくと安心です。

来場者への声かけで避けるべきNGワード

展示会での声かけには、来場者が逃げてしまう「4大NGワード」があります。それは「こんにちは」「いらっしゃいませ」「どうぞご覧ください」「何かお探しですか」という言葉です。

これらの言葉を第一声で使うと、来場者は「挨拶を返したら商品説明が始まるかも」「強引に売り込まれるかも」と警戒心を抱き、ブースから離れてしまいます。​展示会という非日常的な空間では、来場者は「気軽に情報収集をしたい」と考えていることが多く、過度な干渉や押し売り感を嫌います。

そのため、第一声では自社の特徴に合った効果的な言葉を準備し、来場者の興味を引く工夫が必要です。たとえば、「〇〇でお困りではありませんか」「この製品の△△機能をご存知ですか」といった、来場者の課題やニーズに直接響く問いかけが効果的です。​

展示会で好印象を与えるスタッフの立ち居振る舞い

展示会で好印象を与えるためには、スタッフの立ち居振る舞いが非常に重要です。ブース内でスタッフが座っていたり、スマートフォンを見ていたりすると、来場者は声をかけづらくなります。そのため、常に立って待機し、来場者と目が合ったら笑顔で会釈をするなど、積極的な姿勢を示すことが大切です。

また、ブース内でスタッフ同士が雑談をしていると、来場者が近づきにくい雰囲気を作ってしまいます。一方で、無理に呼び込みをしすぎると逆効果になることもあるため、来場者の様子を見ながら適切なタイミングで声をかけるバランス感覚が求められます。

さらに、複数の来場者が同時に訪れた場合の対応方法や、名刺交換後のスムーズな引き継ぎなども、事前にシミュレーションしておくとよいでしょう。

展示会の始まりの挨拶と接客の基本

展示会の始まりには、スタッフ全員で当日の目標や注意事項を確認するミーティングを行うことをおすすめします。この時に、各自の役割分担や休憩のタイミング、トラブル発生時の連絡方法などを再確認しておくと、チーム全体がスムーズに動けます。

接客の基本として、来場者の話をしっかり聞く姿勢が最も重要です。一方的に製品説明をするのではなく、来場者の課題やニーズを引き出し、それに対してどのような解決策を提供できるかを伝えるという対話型のアプローチを心がけましょう。

また、名刺交換の際には両手で丁寧に受け取り、名前や会社名を確認してから会話を続けることで、相手に敬意を示すことができます。展示会に慣れた会社であれば、こうした接客のコツについても具体的なアドバイスをもらえることがあります。

①目的が曖昧なまま出展してしまう

展示会出展の失敗で最も多いのが、「出展目的が曖昧なまま準備を進めてしまう」ことです。目的が明確でないと、ブースデザインや配布物の内容がぼやけてしまい、来場者に何を伝えたいのかが分からなくなります。その結果、多くの名刺を集めても、その後の商談につながらないという事態になりかねません。​

この失敗を避けるためには、出展前に「新規顧客○件獲得」「特定業界の担当者との名刺交換○枚」といった具体的な数値目標を設定することが重要です。さらに、ターゲット層を明確にし、その層にどのようなメッセージを届けるかを事前に整理しておきましょう。

目的が明確になれば、ブースデザインや配布物、スタッフの声かけ内容など、すべての準備が一貫性を持ったものになります。​

②ブースデザインや導線を考えずに出展する

ブースデザインや来場者の導線を考えずに出展してしまうと、せっかく来場者が立ち寄っても、ブース内が混雑して説明が十分にできなかったり、逆にブース内が広すぎて寂しい印象を与えたりすることがあります。

特に、バックパネルに情報を詰め込みすぎると、何の会社なのかが一目で分からず、来場者の興味を引けません。​対策としては、ブース内の導線を事前にシミュレーションし、来場者がどのように移動して製品を見るかを設計することが大切です。

また、遠くからでも目を引くキャッチコピーや企業ロゴを配置し、「このブースは何を提供しているのか」を3秒で伝えられるデザインを心がけましょう。デザインの統一感を保つためには、ブース装飾と印刷物を同じデザイン会社に依頼することで、一貫した世界観を作ることができます。​

③展示会後のフォローを怠る

展示会で多くの名刺を獲得しても、その後のフォローを怠ってしまうと、せっかくの出会いが次につながりません。展示会の成果は「名刺の枚数」ではなく、「その後の関係構築」で決まるため、事後フォローは出展と同じくらい重要です。

しかし、多くの企業は展示会当日の対応に注力しすぎて、フォローアップまで手が回らないという課題を抱えています。​対策としては、展示会後できるだけ早く、理想的には翌営業日までにお礼メールを送ることが推奨されます。

名刺はすぐにデータ化し、氏名・会社名・連絡先を一覧で管理することで、後の対応がスムーズになります。また、「どの製品ブースで話したか」「接触日時」「興味を持っていた内容」なども記録しておくと、個別に最適化したフォローができます。

MAやメール配信ツールを活用することで、お礼メールの自動送信も可能です。​

④コストの見積もりが甘く予算オーバーする

展示会出展では、出展料だけでなく、ブース施工費、印刷物の制作費、スタッフの人件費、交通費、宿泊費など、さまざまな費用が発生します。初心者の方は、これらの費用を見落としてしまい、予算オーバーになるケースが少なくありません。

また、展示会直前に追加の印刷物やノベルティが必要になり、急ぎの対応で通常より高額になることもあります。​この失敗を避けるためには、事前に費用の内訳を詳細に洗い出し、予備費も含めた予算を確保しておくことが重要です。

一般的には、1小間（約3m×3m）の出展で総額70万円〜150万円程度が目安ですが、展示会の規模や業種によって異なります。また、複数の業者に発注すると見積もりや請求の管理が煩雑になるため、ワンストップで対応できる会社に相談することで、コスト管理がしやすくなる可能性があります。​

出展料（小間代）と会場費の相場

出展料（小間代）は、展示会場のスペースを借りるための基本的な費用です。一般的な展示会では「1小間＝約3m×3m」程度が標準サイズとされています。

国内主要会場（東京ビッグサイト、インテックス大阪、幕張メッセなど）では、1小間あたり20万円〜50万円程度が相場となっており、業界団体や主催者によっては複数小間で割引が適用されるパッケージも存在します。​

出展料には、場所の使用料や基本的な設備費用が含まれていますが、電源やインターネット回線などは別途オプション料金が必要になることが多いです。また、搬入・搬出時の作業費用や、展示会場のルールに応じた施工業者の指定など、細かな費用も発生する場合があります。

展示会によって異なりますが、事前に主催者から提供される出展者マニュアルを熟読し、必要な費用を漏れなく把握しておくことが大切です。​

ブース装飾・施工費と印刷物の費用

ブース装飾・施工費は、出展料とは別に必要になる費用で、1小間の場合は30万円〜80万円程度が相場です。この費用には、バックパネルの制作、展示台や什器のレンタル、照明機器の設置、タペストリーやサインボードの制作などが含まれます。

ブースのデザインや使用する素材によって費用は大きく変動するため、予算に応じてプランを選択することができます。​印刷物の費用としては、会社案内やパンフレット、チラシ、名刺、手提げ袋などの制作費が必要です。

目安として、A4チラシ500枚であれば数万円程度から制作可能ですが、デザインの複雑さや用紙の質によって費用は変わります。また、ノベルティの費用も数百個単位での発注になることが多く、アイテムによって単価は大きく異なります。

印刷物とブース装飾を同じ会社に依頼することで、デザインの統一感を保ちながら、小回りの効く対応を受けられることがあります。​

その他の費用（人件費・交通費・宿泊費）

展示会出展では、スタッフの人件費や交通費、宿泊費も無視できない費用です。1小間の場合でも、スタッフ2〜3名が3日間対応すると想定すると、人件費と宿泊費で10万円〜20万円程度が目安となります。

特に、地方から東京や大阪などの大都市で開催される展示会に出展する場合は、交通費と宿泊費が高額になることがあります。​また、展示会前日の設営や、終了後の撤去作業にもスタッフの時間が必要になるため、これらの日程も考慮して人員を確保しておきましょう。

さらに、スタッフの食事代や、緊急時のタクシー代なども予備費として準備しておくと安心です。資料や広告費としては、事前の集客施策に使うメール配信やSNS広告の費用が5万円〜15万円程度かかることもあります。全体として、1小間の出展では総額70万円〜150万円程度を想定しておくとよいでしょう。​

名刺管理とデータ化の方法

展示会で獲得した名刺は、できるだけ早くデータ化することが重要です。名刺はすぐにスキャンし、氏名・会社名・部署・連絡先を一覧でExcelやCRMシステムに登録することで、検索や抽出がしやすくなります。

また、「どの製品ブースで話したか」「接触日時」「興味を持っていた内容」「見込み度」なども併せて記録しておくと、後の対応がスムーズになります。​名刺のデータ化には、スキャンアプリや名刺管理ツールを活用する方法もあります。

これらのツールを使えば、自動でテキスト情報を読み取り、データベースに登録できるため、手作業の時間を大幅に短縮できます。名刺データは、定期メルマガやアンケート、資料請求フォームなど幅広い施策に活用可能なため、展示会が終わった後も継続的なアプローチを行うことができます。​

展示会後のお礼メールと商談化のコツ

展示会後のお礼メールは、できるだけ名刺交換した翌営業日までに送ることが推奨されます。お礼メールを早く送ることで、来場者の記憶が鮮明なうちに自社の印象を強化でき、商談につながる可能性が高まります。

メールの内容は、展示会への来場と名刺交換への感謝、簡単な自己紹介と会社紹介、展示会で紹介した製品やサービスの補足情報、次のアクションへの誘導（資料送付、デモ依頼、商談設定など）を盛り込むとよいでしょう。​

商談化のコツとしては、来場者の見込み度に応じてメールの内容を変えることが効果的です。たとえば、興味が高かった方には個別に詳細な提案資料を添付し、まだ検討段階の方には定期的に有益な情報を提供して関係を温めていくという戦略が考えられます。

MAやメール配信ツールを活用することで、お礼メールの自動送信やセグメント別の配信が可能になり、フォローアップの効率を大幅に向上させることができます。​

効果測定と次回への改善点の洗い出し

展示会の効果測定では、獲得した名刺の枚数だけでなく、商談化率や成約率、投資対効果（ROI）まで追跡することが重要です。具体的には、「展示会で獲得したリードのうち何件が商談に進んだか」「そのうち何件が成約したか」「投資額に対してどれだけの利益が得られたか（ROI）」を分析します。

また、展示会終了後にスタッフ全員でミーティングを行い、当日の対応で良かった点と改善すべき点を洗い出すことも大切です。たとえば、「ブースデザインの導線が分かりにくかった」「配布物が足りなかった」「スタッフの説明内容にばらつきがあった」といった課題を共有し、次回への改善につなげましょう。

これらの振り返りを記録しておくことで、次回出展時の準備がよりスムーズになります。

展示会でのNGワードは？

展示会での声かけで避けるべきNGワードは、「こんにちは」「いらっしゃいませ」「どうぞご覧ください」「何かお探しですか」の4つです。これらの言葉を第一声で使うと、来場者は「挨拶を返したら商品説明が始まるかも」と警戒し、ブースから離れてしまいます。

代わりに、来場者の課題やニーズに直接響く問いかけや、自社製品の特徴を端的に伝えるフレーズを準備しておくことをおすすめします。​

展示会の始まりの挨拶は？

展示会の始まりには、スタッフ全員で当日の目標や注意事項を確認するミーティングを行うことが効果的です。この時に、各自の役割分担や休憩のタイミング、トラブル発生時の連絡方法などを再確認しておくと、チーム全体がスムーズに動けます。

来場者への挨拶としては、NGワードを避け、自社製品の特徴や来場者のメリットを伝える言葉を第一声として準備しておきましょう。​

展示会で禁止されていることは何ですか？

展示会で禁止されている主な行為として、通路（自社ブース以外）での呼び込みやチラシの配布、ブース内での喫煙や飲食物の提供、危険物を用いたデモンストレーション、知的財産権に関わる無断展示などがあります。

また、看板や旗などが通路にはみ出している場合や、スタッフが長時間ブースを不在にすることも禁止されていることが多いです。展示会場または主催者によって個別のルールが定められている場合もあるため、事前に規則やマニュアルを確認しておくことが大切です。​

展示会で失敗する例は？

展示会で失敗する例として、目的が曖昧なまま出展してしまう、ブースデザインや導線を考えずに出展する、展示会後のフォローを怠る、コストの見積もりが甘く予算オーバーするといったケースが挙げられます。

これらの失敗を避けるためには、事前に明確な目標を設定し、準備スケジュールをしっかり管理し、展示会後のフォローまで含めた計画を立てることが重要です。​

展示会初心者におすすめの展示会は？

展示会初心者におすすめなのは、自社の業界やターゲット層と親和性の高い、中規模の専門展示会です。大規模な総合展示会は来場者数が多い一方で、競合も多く、初心者には対応が難しいことがあります。

一方、中規模の専門展示会であれば、ターゲットが絞られているため効率的にアプローチでき、出展費用も比較的抑えられます。まずは自社の製品やサービスに関連する業界団体が主催する展示会を調べ、過去の来場者数や出展企業を確認してから選定するとよいでしょう。​

東京ビックサイトや幕張メッセなど全国の展示会をワンストップでサポート

展示会の準備では、ブースデザイン、印刷物、動画、ノベルティなど、複数の業者への発注が必要になることが多く、それぞれとのやり取りに多くの時間がかかります。また、各業者でデザインの統一感を保つことも難しく、結果的にブース全体の世界観がバラバラになってしまうケースも少なくありません。

トック企画では、印刷・デザイン・動画・WEB制作をワンストップで提供しており、展示会準備の窓口を一本化できます。デザインの統一感を保ちながら、小回りが効く対応で、納期が迫る中でも柔軟に調整が可能です。

展示会に慣れた会社ならではの提案力で、初めての出展でも安心して準備を進めていただけます。東京ビッグサイトや幕張メッセなど全国の展示会をサポートしておりますので、展示会準備でお困りの際は、ぜひトック企画にご相談ください。