【すぐに使える例文8選】展示会の招待状や案内状の来場率を高める書き方！

展示会の準備を進める中で、「招待状や案内状をどう書けば来場してもらえるだろう」と悩んでいませんか？せっかく出展するなら、一人でも多くの方に足を運んでいただきたいですよね。

この記事では、展示会の招待状・案内状の効果的な書き方から、すぐに使える例文まで詳しく解説します。

展示会の成功は、事前の招待状・案内状の送り方で大きく左右されます。そのため、送付方法やタイミングを適切に選ぶことが重要です。まずは、基本的な送付のポイントから確認していきましょう。

郵送とメールはどちらで送るべき？

結論から言うと、相手との関係性や展示会の規模によって使い分けるのがおすすめです。というのも、郵送の招待状は手元に残りやすく特別感を演出できる一方で、メールは迅速に大量送付でき、リマインドもしやすいという特徴があるためです。

例えば、重要顧客や役職の高い方には郵送で丁寧な招待状を送り、既存顧客や見込み客にはメールで案内するという使い分けが効果的です。

また、大規模な展示会の場合は、主催者から紙の招待状を無料で提供してもらえることもありますので、出展者向けの案内を確認してみてください。

展示会の案内状をメールで送る際の注意点

メールで案内状を送る場合は、件名で展示会の内容が一目で分かるようにすることが大切です。なぜなら、ビジネスメールは毎日大量に届くため、件名が不明瞭だと開封されずに埋もれてしまう可能性が高いからです。

具体的には、「【〇月〇日開催】新製品発表展示会のご案内」というように、開催日と展示内容を明記すると効果的です。さらに、本文は読みやすいように適度に改行を入れ、重要な情報は太字や箇条書きで強調しましょう。また、メールの場合はスマートフォンで閲覧されることも多いため、シンプルで見やすいレイアウトを心がけてください。

基本は開催の2〜3週間前に送付

展示会の招待状・案内状は、開催の2〜3週間前に送るのが一般的とされています。この理由は、受け取った方が予定を調整できる十分な時間を確保しつつ、展示会の記憶が薄れない適度なタイミングだからです。

ただし、業種や展示会の規模によって適切なタイミングは異なる場合があります。一方で、送付が早すぎると忘れられてしまい、遅すぎるとすでに予定が埋まっている可能性が高くなります。そのため、開催の2〜3週間前というタイミングが、来場を検討してもらえる最適な時期と言えるでしょう。展示会によって異なりますが、このタイミングを基準に準備を進めてみてはいかがでしょうか。

役職が高い相手には1ヶ月前の送付を

特に重要な顧客や役職の高い方には、開催の1ヶ月前には招待状を送ることをおすすめします。なぜなら、役職が高い方ほどスケジュールが埋まりやすく、早めのアプローチが必要だからです。

例えば、社長や役員クラスの方は、1ヶ月以上前から予定が決まっていることも珍しくありません。このような方々には、丁寧な文面の郵送招待状を早めに送ることで、特別感を演出しつつ来場の可能性を高められます。つまり、相手の立場に応じて送付時期を調整することが、来場率向上のカギになると言えるでしょう。

リマインドメールで来場率アップ

招待状を送った後は、開催の2〜3日前にリマインドメールを送ると来場率が高まります。そのため、最初の案内だけで終わらせず、リマインドの計画も立てておきましょう。

この理由は、最初の案内を見て「行きたいな」と思っても、日々の業務に追われて忘れてしまう方が多いためです。具体的には、「いよいよ今週開催です」「まだ間に合います」といった文言で、もう一度展示会をお知らせすることで、来場を後押しできます。また、リマインドメールには会場へのアクセス情報や、当日の見どころを改めて記載すると親切です。

展示会の案内文書を作成する際、「招待状」と「案内状」のどちらを使うべきか迷うことはありませんか？実は、この2つには明確な違いがあり、目的に応じて使い分けることで、受け取る側の印象が大きく変わります。

案内状は「広く知らせる」もの

案内状は、展示会の開催を広く多くの方に知らせるための文書です。そのため、不特定多数の方や、幅広い顧客層に向けて送る場合に適しています。

例えば、新規顧客の開拓を目的とした展示会や、業界全体に向けた大規模な展示会では、案内状を使うのが一般的です。また、案内状は「お知らせ」という性質が強いため、形式張りすぎない親しみやすい文面でも問題ありません。このように、展示会を多くの方に知ってもらいたい場合は、案内状を選ぶとよいでしょう。

招待状は「特別に招く」もの

一方、招待状は特定の方を特別にお招きするための文書です。なぜなら、「招待」という言葉には「あなたをぜひお迎えしたい」という丁寧な気持ちが込められているからです。

具体的には、重要顧客や取引先の役員、VIP顧客に対して送る場合に招待状を使います。招待状は案内状よりも格式が高く、受け取った方に「自分は特別に招かれている」という印象を与えられます。さらに、招待状には返信用のはがきを同封したり、特別な来場特典を用意したりすることで、より一層特別感を演出できます。

展示会ではどちらを使うべき？

展示会では、相手との関係性や展示会の目的によって使い分けるのが効果的です。そのため、一概にどちらが良いとは言えません。

例えば、既存の重要顧客や新規の大口見込み客には招待状を送り、一般の見込み客や既存顧客には案内状を送るという使い分けがおすすめです。また、同じ展示会でも、郵送で送る相手には招待状、メールで送る相手には案内状というように、送付方法に合わせて使い分けることもできます。このように、目的と相手に応じて柔軟に選ぶことで、来場率を高められるでしょう。

招待状や案内状を作成する際は、必要な情報を漏れなく記載することが重要です。なぜなら、情報が不足していると、受け取った方が来場を判断できなかったり、会場にたどり着けなかったりするためです。

ここでは、ビジネス文書としての基本構成から、展示会特有の記載事項まで詳しく解説します。

ビジネス文書としての基本構成

展示会の招待状・案内状も、ビジネス文書の基本構成に従って作成します。そのため、まずは一般的な社外文書のマナーを押さえておきましょう。

具体的には、文書の最初に発信日付、宛名、発信者名（会社名・部署名・担当者名）を記載します。次に、時候の挨拶から始まる前文、展示会の開催を伝える主文、「記」以下に展示会の詳細情報、最後に「以上」で締めくくるという流れが基本です。また、郵送の場合は社外文書として頭語（拝啓など）と結語（敬具など）を使い、メールの場合はより簡潔な構成でも問題ありません。

「記」以下に盛り込む展示会の詳細情報

「記」以下には、展示会に関する具体的な情報を箇条書きで分かりやすく記載します。この理由は、受け取った方が一目で必要な情報を把握できるようにするためです。

必ず記載すべき項目は、展示会名、開催日時、会場名と住所、出展ブース番号、展示内容、来場方法（事前登録の有無や入場方法）、問い合わせ先です。例えば、「日時：2026年3月15日（土）10:00〜17:00」「会場：東京ビッグサイト 西展示棟 ブースNo.W-123」というように、具体的に記載しましょう。さらに、会場へのアクセス方法や最寄り駅、駐車場情報なども添えると親切です。

宛名の書き方マナー

宛名の書き方は、送付先によって使い分ける必要があります。なぜなら、間違った敬称を使うと失礼にあたり、企業の印象を損ねる可能性があるからです。

社外の個人宛の場合は「様」、部署や団体宛の場合は「御中」を使います。例えば、「株式会社〇〇 営業部 山田太郎様」「株式会社△△ 営業部御中」という形式です。一方で、社内の方に送る場合は「様」ではなく「殿」を使うこともありますが、最近では社内でも「様」を使う企業が増えています。また、役職名がある場合は「営業部長 山田太郎様」というように、役職名の後に名前を記載し、「部長様」という二重敬語は避けましょう。

ここからは、実際の展示会でそのまま使える招待状・案内状の例文をご紹介します。業種や目的に合わせて8つのパターンを用意しましたので、自社の展示会に合わせてアレンジしてご活用ください。

①新製品発表展示会の案内状

②BtoB企業向け展示会の案内状

③アパレル業界向け展示会の招待状

④展示会の案内メール

⑤作品展・展覧会の案内状

⑥質問・交流ができる展示会の案内状

⑦新サービス紹介展示会の案内状

⑧地域イベント・フェアの案内状

招待状の基本的な書き方が分かったところで、次は来場率を高めるための具体的なポイントを見ていきましょう。

これらのポイントを押さえることで、受け取った方の「行ってみたい」という気持ちを後押しできます。

①展示内容を具体的に記載する

来場率を高めるには、展示内容を具体的に記載することが重要です。なぜなら、「何が見られるのか」が明確でないと、忙しい中わざわざ足を運ぶ理由が見つからないからです。

例えば、単に「新製品を展示します」ではなく、「業務時間を30%削減できる〇〇システムの実演」「実際の導入企業3社の事例紹介」というように、具体的な内容と得られる情報を明記しましょう。また、デモンストレーションの時間帯や、専門スタッフによる個別相談ができる旨も記載すると、来場する価値が伝わりやすくなります。

②来場メリットを明確に伝える

招待状では、来場することで得られるメリットを明確に伝えることが大切です。そのため、マーケティングで使われる「4Uの原則」を活用してみましょう。

マーケティングやコピーライティングで使われる4Uの原則とは、Useful(役に立つ)、Urgent(緊急性がある)、Unique(独自性がある)、Ultra-specific(超具体的)の4つの要素です。例えば、「今回限りの特別価格でご提案」(Urgent)、「業界初の〇〇技術を体験」(Unique)、「導入後3ヶ月で効果が出た事例をご紹介」(Ultra-specific)というように、これらの要素を組み込むことで、来場する理由が明確になります。

③来場特典・ノベルティを用意する

来場特典やノベルティは、来場を後押しする効果的な方法の一つです。この理由は、「何かもらえる」という付加価値が、来場のきっかけになるためです。

具体的には、「ご来場の方に最新カタログをプレゼント」「先着50名様に〇〇グッズ進呈」「その場でお見積もり提示」などの特典を用意しましょう。また、「事前登録者限定で〇〇プレゼント」とすることで、事前登録を促すこともできます。ただし、特典の内容は自社のブランドイメージに合ったものを選び、過度な期待を持たせないよう注意が必要です。

④QRコードを活用して会場情報を分かりやすく

会場へのアクセス情報を分かりやすく記載することで、来場のハードルを下げられます。なぜなら、「会場が分かりにくい」「行き方が不明」という理由で来場を諦める方も少なくないからです。

例えば、最寄り駅からの所要時間、出口番号、会場の外観写真などを記載すると親切です。さらに、Googleマップへのリンクや会場案内のQRコードを掲載することで、スマートフォンで簡単にアクセス方法を確認できるようになります。郵送の招待状にもQRコードを印刷しておくと、受け取った方がその場でアクセス情報を確認できて便利です。

⑤自社HPや事前登録URLへ誘導する

招待状から自社のホームページや事前登録ページへ誘導することで、来場率を高められます。そのため、必ずURLやQRコードを記載しましょう。

この理由は、招待状だけでは伝えきれない詳細情報をウェブサイトで補足できるためです。具体的には、展示製品の詳細、タイムテーブル、出展者情報、よくある質問などを掲載しておくと、受け取った方が来場を判断しやすくなります。また、事前登録フォームを用意することで、当日の受付がスムーズになり、来場者数の予測も立てやすくなるというメリットがあります。

⑥返信方法を明記して出欠を把握

特に重要顧客への招待状では、返信方法を明記して出欠を把握することが大切です。なぜなら、来場予定者数を事前に把握することで、当日の対応準備を適切に行えるからです。

例えば、返信用はがきを同封したり、メールや電話での返信を依頼したりする方法があります。また、「〇月〇日までにご返信をお願いいたします」と期限を明示することで、返信率が高まります。さらに、返信があった方には当日の対応を手厚くするなど、特別な配慮をすることで、顧客満足度の向上にもつながります。

⑦視覚的に見やすいデザインにする

招待状のデザインは、内容と同じくらい重要です。この理由は、視覚的に見やすいデザインであれば、受け取った方が内容を理解しやすく、保管してもらいやすいからです。

具体的には、適度な余白を設け、重要な情報は太字や色を変えて強調しましょう。また、展示会のテーマカラーやロゴを効果的に使うことで、ブランドイメージを印象付けられます。さらに、製品写真やイラストを適度に配置することで、展示内容が視覚的に伝わりやすくなります。展示会準備で複数の印刷物を作成する場合は、デザインの統一感を保つことも大切です。

招待状の内容が充実していても、デザインが読みにくければ効果は半減してしまいます。そのため、視覚的な読みやすさにも配慮した招待状作りが重要です。

ここでは、デザイン面でのポイントを解説します。

読みやすいレイアウトと余白の活用

招待状のレイアウトで最も大切なのは、情報を詰め込みすぎないことです。なぜなら、文字や情報が密集していると、どこが重要なのか分からず、読む気が失せてしまうからです。

そのため、適度な余白を設けることで、視線の流れを作り、重要な情報に目が行くようにしましょう。例えば、展示会名や日時、会場といった重要情報の周りには十分な余白を取り、一目で分かるようにします。また、文字サイズにメリハリをつけ、見出しと本文を明確に区別することで、階層構造が分かりやすくなります。

無料テンプレートの活用も検討

招待状のデザインに悩んだら、無料テンプレートを活用するのも一つの方法です。この理由は、プロがデザインしたテンプレートを使うことで、時間をかけずに見栄えの良い招待状を作成できるからです。

例えば、Canvaやマイクロソフトのテンプレートサイトでは、ビジネス向けの招待状テンプレートが多数公開されています。これらのテンプレートをベースに、自社の情報やロゴを入れ替えるだけで、手軽にデザイン性の高い招待状が完成します。ただし、テンプレートをそのまま使うと他社と似た印象になる可能性があるため、色使いやフォントを工夫して、自社らしさを出すことをおすすめします。

印刷物とメール、それぞれのデザインのコツ

印刷物とメールでは、適したデザインが異なります。そのため、送付方法に合わせてデザインを調整しましょう。

印刷物の場合は、高級感のある用紙を選んだり、企業カラーを効果的に使ったりすることで、特別感を演出できます。一方、メールの場合は、スマートフォンでの閲覧を考慮して、シンプルで縦長のレイアウトにすることが重要です。また、メールではHTML形式を使うことで、ボタンやリンクを視覚的に目立たせることができます。

展示会準備で複数の印刷物や資料を作成する際は、デザインの統一感を保つためにも、ワンストップで対応できる制作会社に相談してみるのも良いでしょう。

展示会の招待状や案内状を作成する際によくある質問をまとめました。これらの疑問を解消することで、より効果的な招待状作りができます。

展示会でNGワードはありますか？

展示会の招待状では、誇大表現や断定的な効果保証を避けることが大切です。なぜなら、景品表示法や特定商取引法に抵触する可能性があるためです。

例えば、根拠のない「業界No.1」「絶対に効果が出る」「必ず儲かる」といった表現は避けましょう。なお、「No.1」表示を使用する場合は、客観的な調査データに基づく根拠が必要です。また、「無料」と謳いながら実際には条件がある場合は、その条件を明記する必要があります。代わりに、「多くのお客様からご好評いただいております」「〇〇という効果が期待できます」といった表現を使うことで、誠実な印象を与えられます。

案内状と招待状の違いは何ですか？

案内状は広く一般に展示会の開催を知らせるもので、招待状は特定の方を特別にお招きするものです。そのため、相手との関係性や展示会の目的によって使い分けます。

具体的には、新規顧客や一般の見込み客には案内状、重要顧客やVIP客には招待状を送るのが一般的です。また、案内状は形式が比較的自由ですが、招待状はより丁寧で格式の高い文面が求められます。この使い分けにより、受け取る側に適切な印象を与えることができます。

展示会に出展するメリットは何ですか？

展示会に出展する最大のメリットは、短期間で多くの見込み客と直接会えることです。この理由は、展示会には自社の製品やサービスに興味を持つ層が集まるためです。

例えば、通常の営業活動では1日に数件の訪問が限界ですが、展示会では、ブースの規模や業種、スタッフの体制によって異なりますが、1日で数十件から100件以上の名刺交換が可能な場合もあります。また、実際に製品を手に取ってもらったり、デモンストレーションを見てもらったりすることで、商談につながりやすくなります。さらに、競合他社の動向を把握したり、業界の最新トレンドを知ったりする機会にもなります。

展示会で禁止されていることは何ですか？

展示会では、主催者が定めた規定に従う必要があります。一般的には、通路へのはみ出し展示、大音量での音楽や呼び込み、飲食物の配布（主催者の許可がない場合）などが禁止されています。

また、他社のブースを撮影したり、他社の顧客を強引に勧誘したりする行為もマナー違反です。展示会によって異なりますが、事前に主催者から配布される「出展者マニュアル」に詳しく記載されていますので、必ず確認しておきましょう。違反した場合、次回以降の出展を断られる可能性もあるため、注意が必要です。

展示会の招待状はいつまでに送ればいいですか？

一般的には、展示会開催の2〜3週間前に送付するのが適切です。この理由は、受け取った方が予定を調整できる十分な時間を確保しつつ、展示会のことを忘れない適度なタイミングだからです。

ただし、重要顧客や役職の高い方には1ヶ月前、場合によってはそれより前に送ることをおすすめします。また、招待状を送った後は、開催の2〜3日前にリマインドメールを送ることで、来場率をさらに高められます。展示会の規模や業種によっても適切なタイミングは異なりますので、過去の展示会データや業界の慣習も参考にしてください。

東京ビッグサイトや幕張メッセなど全国の展示会をワンストップでサポート

展示会の招待状作りから当日の準備まで、やるべきことは本当に多いですよね。招待状のデザインと印刷、ブースで使うパネルやタペストリー、動画制作、WEBサイトなど、それぞれを別の業者に依頼すると、やり取りだけで膨大な時間がかかってしまいます。

トック企画なら、印刷・デザイン・動画・WEB制作をワンストップで対応できるため、窓口を一本化して準備の手間を大幅に削減できます。また、東京ビッグサイトや幕張メッセをはじめ全国の展示会場での出展サポート実績があり、展示会準備に慣れたスタッフがデザインの統一感を保ちながら効果的な招待状や展示物をご提案いたします。

展示会準備でお困りのことがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。