初めての展示会出展の準備、何から始めたらいい？チェックリスト・スケジュール付きで解説

初めての展示会出展、何から手をつけていいのか分からず不安に感じていませんか。この記事では、展示会出展に必要な準備物のチェックリストから具体的なスケジュール、費用相場まで詳しく解説します。

この記事を読むことで、準備の漏れを防ぎ、スムーズに展示会当日を迎えられるようになります。

展示会出展準備でよくある悩みと不安

展示会出展の準備では、「やることが多すぎて何から手をつけていいのか分からない」という声が多く聞かれます。

実際、展示会の準備は約半年前から始める必要があり、ブース設計から印刷物の発注、スタッフの手配、事前集客まで、幅広い業務を並行して進めなければなりません。さらに、普段の業務と並行しながら準備を進めることになるため、時間的な余裕がなく、焦りを感じる方も少なくありません。

そのため、計画的なスケジュール管理と、効率的な準備の進め方を知っておくことが成功への第一歩となります。

複数業者への発注が手間になる理由

展示会準備では、ブース施工業者、印刷会社、デザイン会社、動画制作会社など、複数の業者への発注が必要になることが一般的です。しかし、それぞれの業者と個別にやり取りをすると、連絡の手間が増え、スケジュール調整だけでも多くの時間を費やしてしまいます。

また、業者ごとにデザインの方向性が異なると、ブース全体の統一感が失われ、ブランドイメージを効果的に伝えられない可能性があります。さらに、各業者の納期がずれると、全体のスケジュールに遅れが生じ、直前になって慌てるリスクも高まります。

このような悩みを抱えている場合は、印刷・デザイン・動画・WEB制作をワンストップで対応できる会社に相談してみるのも一つの方法です。

ブース装飾・展示に必要なもの

ブース装飾は来場者の目を引き、自社の世界観を表現する重要な要素です。

必要な装飾物としては、バックパネル（ブース背面に設置する大型パネル）、タペストリー、ポスター、什器（じゅうき：商品を置く棚や台）、照明機材などが挙げられます。また、デジタルサイネージやモニターを活用すると、動画やスライドで製品情報を効果的に伝えられます。

一方で、受付用の看板や貴名受け（名刺を受け取るための容器）、カタログスタンドといった実用的な備品も欠かせません。展示会によってブースサイズや設営ルールが異なるため、事前に会場図面や出展者マニュアルを確認し、必要な装飾物をリストアップしておきましょう。

配布資料・ノベルティ・販促物

来場者に配布する資料は、展示会後のフォローや商談につながる重要なツールです。

具体的には、会社案内パンフレット、製品カタログ、チラシ、価格表、導入事例資料などを準備します。これらの資料は、来場者が後日改めて情報を確認する際の手がかりとなるため、分かりやすく魅力的なデザインにすることが大切です。

ノベルティ（記念品）については、トートバッグやボールペン、メモ帳、除菌シートなど、実用的でかさばらないアイテムが喜ばれます。

資料を入れて渡すための紙袋やビニールバッグも、ロゴ入りで準備しておくと、ブランドの印象が強まります。

当日の運営に必要な備品リスト

展示会当日の運営をスムーズに進めるためには、細かな備品の準備も欠かせません。

必須の備品として、出展者証、受付票、搬入許可証、会場図面、スケジュール表といった書類関係をまとめておきましょう。また、スタッフ用の名刺、シフト表、アンケート用紙、筆記用具、テープ類、ハサミ、ゴミ袋なども用意しておくと安心です。

さらに、パネルを掲示する際に使うチェーンやワイヤー、S字フックといった設営用の小物も必要になります。一方で、スタッフが長時間立ち続けることになるため、飲み物やスリッパ、救急セット、モバイルバッテリーなどの快適性を保つためのアイテムもあると便利です。

当日に慌てないよう、展示会の1週間前にはチェックリストを作成し、備品の点検を済ませておくことをおすすめします。

展示会出展を成功させるためには、計画的な準備が欠かせません。本記事では、12ヶ月前から当日までの準備を4つのSTEPに分けて解説します。​

STEP 1｜12ヶ月前～6ヶ月前：企画・予算取り

展示会準備は、開催の12ヶ月前から始めることが理想的です。​

まず最初に取り組むべきは、出展の目的と目標を明確にすることです。例えば「新規顧客を50社獲得する」「既存顧客との関係を深める」「新製品の認知度を高める」といった具体的な目標を設定しましょう。目的が明確になったら、その目標を達成するために最適な展示会を選定し、主催者の開催報告書で来場者層を確認したうえで出展申し込みを行います。​

この時期には、出展費用・装飾費・印刷物費などを洗い出して予算を設定し、社内承認を取得します。さらに、KGI/KPIを設定し、展示会当日までのスケジュールを細分化して期日を決めていくことで、後の準備がスムーズに進みます。​

STEP 2｜6ヶ月前～3ヶ月前：コンセプトメイク・ペルソナ設定・ブースデザイン・展示装飾など

展示会開催の6ヶ月前頃からは、本格的なブース設計と業者選定に取り組みます。​

この段階では、出展コンセプトを策定し、どのようなメッセージを来場者に伝えたいのかを明確にしましょう。そのうえで、ターゲットとなる来場者の属性や興味関心を整理し、ペルソナを設定します。ブース施工業者やデザイン会社を選定したら、ブースレイアウトや装飾デザインの打ち合わせを進め、平面図・立面図・パース図を確定させます。​

また、展示会によっては電源工事やネット環境の申請が必要になるため、主催者の出展者マニュアルを確認し、必要な手続きを済ませておきましょう。この時期に業者を決めておくことで、後の工程がスムーズに進み、納期に余裕を持って対応できます。​

STEP 3｜3ヶ月前～1ヶ月前：動画・チラシ・パネル・タペストリー・ノベルティなど

展示会の3ヶ月前から1ヶ月前にかけては、販促ツールの制作と事前集客に注力します。​

チラシ、パンフレット、パネル、タペストリー、紙袋などの制作物は、この時期に発注を済ませておくことが一般的です。外注する場合は、デザインの確認や修正に時間がかかることもあるため、余裕を持って進めましょう。ブース内で使用する映像コンテンツやデジタルサイネージの制作、製品デモの環境構築にも着手します。ノベルティの選定と発注も忘れずに行います。​

また、この時期には事前集客の活動も本格化させます。既存顧客や見込み客にDM(ダイレクトメール)を送付したり、自社のWebサイトやSNS、メールマガジンで出展情報を発信したりします。案内状の送付は展示会の3週間～1ヶ月半前を目安にすると効果的です。さらに、スタッフのシフトやブース対応のトークスクリプトを検討し、当日の運営体制を整えておきましょう。​

STEP 4｜本番2日前～当日：機材テスト・商品の設置・ブース引渡し

展示会の1週間前には、当日に必要なもののチェックリストを作成し、備品の点検を行います。​

名刺、カタログ、ノベルティ、アンケート用紙、筆記用具などが揃っているか、数量は十分かを確認しましょう。スタッフ全員に当日のスケジュールや役割分担を共有し、円滑な運営ができるよう準備します。展示会2日前からは基礎設営が始まり、搬入作業を行います。​

展示会前日または当日の早朝には、ブースの設営や機材テストを行います。照明やモニター、デジタルサイネージなどの機材が正常に動作するか、展示品が適切に配置されているかを入念にチェックしましょう。運営リハーサルを実施して、スタッフの動きを確認することも重要です。このように、最終確認を丁寧に行うことで、当日のトラブルを最小限に抑え、自信を持って来場者を迎えることができます。​

出展料の相場｜小間数と会場規模による違い

展示会出展にかかる費用の中で、まず必要になるのが出展料です。

出展料は展示会の規模やブースのサイズ（小間数）によって大きく異なります。一般的な目安として、1小間あたりの出展料は20万円から50万円程度が相場ですが、中小規模の展示会では10万円台から、大規模な国際展示会や業界の主要イベントでは70万円以上、さらには100万円を超えることもあります。​

小間とは、展示会のブーススペースを表す単位で、1小間は通常3m×3m（9㎡）程度の広さを指します。（展示会や会場によってサイズが異なる場合があるため、事前の確認が重要です。）例えば、1小間の出展料が30万円の展示会で2小間分のスペースを確保する場合、出展料だけで60万円程度が必要になります。​

したがって、予算を計画する際は、出展したい展示会の出展料を事前に確認し、ブースサイズと合わせて検討することが大切です。

ブース施工・装飾費用の目安

ブース施工や装飾にかかる費用は、デザインの内容や装飾の規模によって変動します。

一般的な相場として、1小間あたりの装飾費用は約50万円とされていますが、物価高の影響で上昇傾向にあります。ブース制作費は25万円から110万円、施工費は10万円から40万円程度が目安です。

つまり、簡易的な1小間サイズのブースであれば、施工と装飾を合わせて60万円から100万円ほどが相場となります。一方、2小間サイズでは70万円から150万円、3〜4小間サイズでは160万円から300万円程度が目安とされています。

装飾費用には、バックパネル、タペストリー、什器、照明、デジタルサイネージなどの費用が含まれます。このように、ブースのサイズやデザインの複雑さによって費用は大きく変わるため、事前に複数の業者から見積もりを取り、予算に合ったプランを選ぶことをおすすめします。

印刷物・ノベルティ・集客費用

展示会で配布する印刷物やノベルティ、事前集客にかかる費用も考慮する必要があります。

印刷物としては、チラシ、パンフレット、ポスター、名刺、紙袋などが必要になり、これらの費用はデザインの複雑さや発注数量によって変動します。一般的には300～500部程度を準備する企業が多く、印刷物全体で5万円～15万円程度が目安です。​

ノベルティについては、トートバッグ、ボールペン、メモ帳、除菌シートなどの実用的なアイテムが人気で、500～1,000個を10万円～30万円程度で準備するケースが一般的です。また、事前集客のためのDM発送費用、Webサイトやメールマガジンでの告知費用、業界誌へのプレスリリース配信費用などは5万円～20万円程度が相場です。​

これらの印刷物・ノベルティ・集客費用を合計すると、一般的に20万円～65万円程度が目安となります。そのため、印刷物やノベルティを発注する際は、展示会の規模やターゲットとする来場者数を考慮し、適切な数量とクオリティのバランスを取ることが大切です。

小規模事業者持続化補助金（展示会出展枠）

小規模事業者持続化補助金は、販路開拓や業務効率化に取り組む小規模事業者や個人事業主を支援する制度であり、展示会への出展費用も補助対象となります。

この制度では、国内外の展示会や見本市への出展、商談会への参加などが「展示会等出展費」として申請できます。具体的には、展示会の出展料に加えて、運搬費、通訳料、翻訳料などの関連費用も補助対象です。

補助金を申請する際は、展示会出展が事業の販路開拓につながることを示す必要があり、補助事業終了後から1年以内に売上げにつながることが見込まれる事業が対象となります。申請には、展示会の案内チラシや申込書、請求書、銀行振込領収書などの書類が必要です。

このように、小規模事業者持続化補助金を活用することで、出展費用の負担を軽減し、展示会への参加をより前向きに検討できます。

自治体独自の展示会出展支援制度

国の補助金に加えて、各自治体が独自に展示会出展を支援する助成金制度を設けている場合があります。

例えば、東京都の「市場開拓助成事業」や大阪府の「大規模展示商談会活用事業」などが代表的です。また、ある自治体では、出展に要する会場使用料の3分の2（上限20万円まで）を補助する制度があり、年度内1回の申請が可能です。

別の例では、出展料10万円を超える展示会に対して、対象経費の1/2以内、上限15万円までを助成する制度もあります。さらに、出展料、小間装飾費、派遣説明員の旅費・宿泊費が対象経費に含まれ、助成限度額が20万円までという制度もあります。

このような自治体独自の支援制度は、募集期間や対象条件が異なるため、自社の所在地を管轄する自治体のホームページや商工会議所の情報を確認してみることをおすすめします。助成金を上手に活用することで、展示会出展にかかる費用を抑え、より効果的な販路開拓が可能になります。

出展目的と目標を明確にする

展示会出展を成功させるためには、まず出展の目的と具体的な目標を明確にすることが最も重要です。

目的が曖昧なまま準備を進めると、ブースデザインや配布物の方向性がぶれてしまい、効果的な成果につながりません。例えば、「新規顧客を50社獲得する」「既存顧客との商談を20件成立させる」「新製品の認知度を業界内で30%向上させる」といった数値目標を設定すると、準備の優先順位が明確になります。

また、目標を設定することで、展示会後の成果測定も容易になり、次回の出展に向けた改善点を見つけやすくなります。このように、出展目的と目標を明確にすることが、展示会成功への第一歩となります。

ターゲットに合わせたブースデザインを設計する

ブースデザインは、来場者の目を引き、自社のメッセージを効果的に伝えるための重要な要素です。

そのため、ターゲットとなる来場者の属性や興味関心を事前に整理し、それに合ったデザインを設計することが大切です。例えば、BtoB企業向けの展示会であれば、専門性や信頼性を伝えるシンプルで洗練されたデザインが効果的です。

一方、消費者向けの展示会では、視覚的なインパクトや体験型の要素を取り入れると、来場者の興味を引きやすくなります。また、ブースの位置やレイアウトも重要で、通路に面した開放的な配置にすることで、来場者が立ち寄りやすくなります。

さらに、デザインの統一感を保つことで、ブランドイメージを強く印象づけることができます。

事前集客で来場者数を最大化する

展示会当日の成果を最大化するためには、事前集客の取り組みが欠かせません。

来場者の多くは、事前に訪れるブースをリストアップしてから来場するため、事前集客が当日の来場者数に大きく影響します。具体的な方法として、既存顧客や見込み客にDMを送付することが一般的です。

DMには、展示会の内容だけでなく、来場した際のメリットになる情報を入れておくと効果的です。また、自社のWebサイトやSNS、メールマガジンで出展情報を発信し、ブース番号や展示内容、特別なプレゼンテーションの時間などを告知しましょう。

さらに、事前予約制の商談枠を設けたり、業界誌や専門メディアへのプレスリリースを配信したりすることも有効です。このように、事前集客に力を入れることで、展示会当日のブース来場者数を増やし、商談の機会を最大化できます。

スタッフ配置とシフトを事前に決める

展示会当日の運営をスムーズに進めるためには、スタッフの配置とシフトを事前に決めておくことが重要です。

展示会は長時間にわたるため、スタッフが交代で対応できるシフト体制を組むことで、常にフレッシュな対応を維持できます。また、受付担当、製品説明担当、アンケート回収担当など、役割分担を明確にしておくと、来場者への対応が効率的になります。

さらに、スタッフ全員に展示会の目的や目標、ブースコンセプト、製品の特長などを事前に共有し、統一感のあるメッセージを伝えられるようにしましょう。一方で、ブース対応のトークスクリプトを準備しておくと、初めて展示会に参加するスタッフでも安心して対応できます。

このように、スタッフの準備を丁寧に行うことで、展示会当日の対応品質が向上し、来場者に良い印象を与えることができます。

展示会後のフォロー体制を準備しておく

展示会の成果は、当日のブース来場者数だけでなく、展示会後のフォロー活動によって大きく左右されます。

そのため、展示会前からフォロー体制を準備しておくことが大切です。具体的には、名刺交換した来場者に対して、展示会後にお礼メールや資料送付を行うスケジュールを事前に決めておきましょう。

また、アンケートで得た情報をもとに、興味度の高い見込み客を優先的にフォローする仕組みを作っておくと効率的です。さらに、展示会で得た名刺や問い合わせ情報を社内で共有し、営業部門と連携してスムーズに商談につなげる体制を整えておくことも重要です。

このように、展示会後のフォロー体制を事前に準備しておくことで、展示会での出会いを確実に商談や成約につなげることができます。

印刷・デザイン・施工をバラバラに発注するデメリット

展示会準備では、印刷会社、デザイン会社、ブース施工業者などを別々に手配するケースが多く見られます。

しかし、複数の業者にバラバラに発注すると、それぞれとの打ち合わせや調整に多くの時間を費やすことになります。例えば、ブース装飾のデザインと印刷物のデザインを別の会社に依頼すると、色味やフォント、ロゴの配置などに微妙なズレが生じ、ブース全体の統一感が損なわれる可能性があります。

また、各業者の納期が異なると、全体のスケジュール管理が複雑になり、予定通りに準備が進まないリスクも高まります。さらに、トラブルが発生した際に、どの業者が対応すべきか曖昧になり、責任の所在が不明確になることもあります。

このように、複数業者への発注は、コミュニケーションコストや時間的負担が大きくなるというデメリットがあります。

ワンストップ対応業者を選ぶメリット

一方、印刷・デザイン・動画制作・WEB制作などをワンストップで対応できる業者に依頼すると、窓口が一本化され、連絡の手間が大幅に削減されます。

例えば、ブースデザインと印刷物のデザインを同じ会社に依頼することで、色味やトーンの統一感が保たれ、ブランドの世界観を効果的に表現できます。また、制作物全体のスケジュールを一元管理してもらえるため、納期の調整がスムーズになり、直前になって慌てるリスクが減ります。

さらに、展示会準備に慣れた会社であれば、「このサイズのブースなら、このくらいの印刷物が必要です」「この時期に発注すれば間に合います」といった実践的なアドバイスを受けられることも大きなメリットです。

このように、ワンストップ対応業者を選ぶことで、準備の効率が向上し、結果的に展示会の成果も高まります。

ワンストップ対応で準備が楽になる具体例

ワンストップ対応業者を活用することで、実際にどのように準備が楽になるのか、具体例を挙げてみましょう。

例えば、ブースのバックパネル、タペストリー、配布用チラシ、名刺、紙袋、動画コンテンツをすべて同じ会社に依頼した場合、初回の打ち合わせで全体のデザインコンセプトを共有するだけで、統一感のある制作物が仕上がります。

また、「パンフレットのデザインをバックパネルに流用したい」「動画の内容をチラシにも反映させたい」といった柔軟な対応も、同じ会社であればスムーズに進められます。さらに、納期が遅れそうな場合や、急な変更が必要になった場合でも、小回りの効く対応が期待できます。

このように、ワンストップ対応業者を選ぶことで、複数業者とのやり取りの手間が省け、デザインの一貫性が保たれ、スケジュール管理も楽になるという具体的なメリットがあります。

展示会に出展するとはどういう意味ですか？

展示会に出展するとは、展示会場に自社のブースを設け、製品やサービスを展示し、来場者に対して直接アピールすることを指します。

展示会は業界関係者やターゲット顧客が多数来場するイベントであり、新規顧客の獲得や既存顧客との関係強化、ブランド認知度の向上などを目的として出展されます。また、競合他社の動向を把握したり、業界のトレンドを直接感じ取ったりする機会としても活用されます。

展示会によってテーマや規模、来場者の属性が異なるため、自社の目的に合った展示会を選ぶことが重要です。

展示会出展の効果は本当にありますか？

展示会出展の効果は、適切な準備と運営を行うことで十分に期待できます。

例えば、展示会で名刺交換した来場者に対して、後日フォローを行い、商談や成約につなげるケースが多く見られます。また、展示会当日にその場で商談が成立したり、後日問い合わせが増えたりすることもあります。

さらに、展示会に出展すること自体が企業の信頼性を高め、ブランドイメージの向上にもつながります。ただし、効果を最大化するためには、出展目的を明確にし、事前集客や展示会後のフォローを丁寧に行うことが欠かせません。

初めての出展で何から始めればいいですか？

初めての展示会出展では、まず出展の目的と目標を明確にすることから始めましょう。

例えば、「新規顧客を何社獲得したいのか」「どのような製品やサービスをアピールしたいのか」を具体的に設定します。次に、その目的を達成できそうな展示会を選定し、出展の申し込みを行います。

その後、展示会開催までのスケジュールを立て、ブース設計、印刷物の準備、スタッフの手配、事前集客などを計画的に進めていきます。また、展示会準備に慣れた会社に相談することで、初めてでも安心して準備を進められます。

展示会出展のお知らせはどう送ればいいですか？

展示会出展のお知らせは、既存顧客や見込み客に対してDM、メール、自社Webサイト、SNSなどを活用して発信します。

お知らせには、展示会の名称、開催日時、会場、自社のブース番号、展示内容、来場するメリットなどを分かりやすく記載しましょう。また、「ブースに来場された方には特別なプレゼントをご用意しています」といった来場を促す情報を加えると効果的です。

さらに、事前予約制の商談枠を設けることで、確実に来場者とコミュニケーションを取る機会を作ることができます。

展示会でNGワードはありますか？

展示会では、来場者に不快感を与えたり、誤解を招いたりするような表現は避けるべきです。

例えば、「絶対に」「必ず」といった断定的な効果保証の表現や、競合他社を直接批判するような発言は控えましょう。また、過度に専門的な用語を並べすぎると、来場者が内容を理解できず、興味を失ってしまう可能性があります。

一方で、「ぜひご検討ください」「お気軽にお声がけください」といった柔軟で親しみやすい表現を使うことで、来場者との良好なコミュニケーションが生まれます。

全国の展示会出展準備をスムーズにワンストップでサポート

ここまで、展示会出展に必要な準備物やスケジュール、費用相場、失敗しないためのポイントについて詳しく解説してきました。

展示会準備は、複数の業者への発注やスケジュール管理など、多くの手間がかかり、時間的な余裕がないと感じる方も少なくありません。そのような悩みを抱えている方には、印刷・デザイン・動画制作・WEB制作をワンストップで対応できる会社に相談してみることをおすすめします。

トック企画では、展示会準備に精通したスタッフが、ブースデザインから印刷物、動画コンテンツまでを一貫してサポートし、デザインの統一感や世界観を保ちながら、スムーズな準備をお手伝いします。東京ビッグサイトや幕張メッセなど、全国の展示会出展をお考えの際は、ぜひお気軽にご相談ください。