展示会に必要な備品75選｜エリア別・用途別にリスト形式で解説

展示会の準備、やることが多すぎて何から手をつければいいか分からずお困りではないでしょうか。ブースデザインや集客施策に加えて、当日の運営に必要な備品の準備も重要な要素です。

この記事では、展示会で必要となる備品75選をエリア別・用途別に整理し、レンタルと購入の判断基準、チェックリストの作成方法まで詳しく解説します。

備品不足が引き起こす当日のトラブル

備品の準備不足は、展示会当日の運営に深刻な影響を与えます。なぜなら、受付での対応が滞ることで来場者の第一印象が悪化し、その後の商談機会を失う可能性があるからです。

例えば、名刺受けや筆記用具が足りずに来場者をお待たせしたり、配布用のパンフレットが不足して情報提供ができなかったりするケースが実際に発生しています。また、展示物の運搬トラブルや電源ケーブルの不足といった問題も、事前の備品チェックで防げるものです。

つまり、備品準備の質が展示会の成功を左右すると言っても過言ではありません。​

この記事で分かる展示会備品の準備方法

この記事では、展示会に必要な備品を「受付エリア」「商談エリア」「プレゼンテーションエリア」「バックヤード」の4つのエリア別に分類し、さらに用途別のリストも提供します。

そのため、自社のブース構成に合わせて必要な備品を効率的にピックアップできます。さらに、レンタルと購入の判断基準や費用相場、実践的なチェックリストの作成方法まで網羅しているため、初めての展示会出展でも安心して準備を進められます。

このように、この記事一つで展示会備品の準備に関する疑問をまとめて解消できる内容になっています。

展示会備品を用途・エリア別にカテゴリー分けする

展示会備品を効率的に準備するには、用途やエリアごとにカテゴリー分けすることが重要です。この理由は、カテゴリー別に整理することで準備の漏れを防ぎ、各エリアの機能に応じた適切な備品選定ができるからです。

具体的には、「受付エリア」では来場者の第一印象を決める備品、「商談エリア」では快適な対話環境を作る備品、「プレゼンテーションエリア」では効果的な情報発信のための備品というように、それぞれの目的に応じて必要なものが異なります。

また、「展示・装飾関連」「配布物関連」「消耗品類」といった用途別の分類も併用すると、さらに準備がスムーズになります。​

自社で準備するもの・レンタルするもの・会場提供のものを区別する

備品の調達方法を事前に明確にすることで、予算管理と準備効率が大きく向上します。なぜなら、展示会場によっては基本的な什器やWi-Fi環境が提供される場合もあれば、すべて自社で手配する必要がある場合もあるからです。

例えば、テーブルや椅子などの什器はレンタルが一般的で、一方で配布用のパンフレットや名刺、企業ロゴ入りのノベルティなどは自社で準備するものです。

また、会場によっては受付カウンターや照明設備が標準装備されているケースもあるため、出展マニュアルで事前に確認しておくことが大切です。つまり、調達方法を区別することで無駄なコストを避け、必要な備品を確実に揃えられます。​

受付エリアで必要な備品12選

受付エリアは来場者が最初に接する場所であり、企業の第一印象を決める重要なエリアです。そのため、スムーズな受付対応と好印象を与える備品を揃えることが成功の鍵になります。目安として、以下の12項目を準備しておくと安心です。​

• 受付カウンター（レンタルの場合、一般的に6,000円~50,000円程度）
• 受付サイン・看板（企業ロゴやブース名を明示）​
• 名刺受け・名刺ボックス​
• 来場者記録用のタブレットまたはアンケート用紙​
• 筆記用具（ボールペン、メモ帳）​
• パンフレット・カタログ用のスタンド​
• ノベルティ配布用の袋​
• 手指消毒液​
• 卓上ポップ（誘導案内用）​
• 椅子（スタッフ用、目安として1脚あたり500円～2,000円のレンタル）​
• ゴミ箱（小型のもの）​
• 置き時計（スケジュール管理用）​

一方で、受付エリアは限られたスペースのため、必要最小限の備品で整然とした印象を保つことも重要です。​

商談・接客エリアで必要な備品10選

商談エリアは、来場者とじっくり対話し、成約につなげるための大切な場所です。この理由から、快適な対話環境を作る備品と、商品説明を効果的に行うツールを揃える必要があります。一般的な展示会では、以下の10項目が商談エリアの必須備品とされています。​

• 商談用テーブル（目安として2,000円～5,000円程度のレンタル）​
• 椅子セット（来場者用とスタッフ用）​
• タブレットまたはノートPC（商品説明・デモ用）​
• 会社案内・製品カタログ​
• 名刺ファイル（その場で整理できるもの）​
• クリアファイル（資料提供用）​
• テーブルクロス（ブランドカラーに合わせたもの）​
• 電源タップ・延長コード​
• メモ帳・付箋（商談内容の記録用）​
• ゴミ袋（小型、テーブル下に設置）​

また、商談スペースの広さに応じて、コンパクトタイプから高級感のあるタイプまで什器を選べるため、ブースのコンセプトに合わせて検討してみてはいかがでしょうか。​

プレゼンテーションエリアで必要な備品8選

プレゼンテーションエリアでは、製品の魅力を効果的に伝えるための視覚・聴覚機器が中心になります。なぜなら、多くの来場者に同時に情報を届け、印象に残るプレゼンテーションを実現するためには、適切な機材が不可欠だからです。

目安として、以下の8項目を準備しておくことで、説得力のあるプレゼンテーションが可能になります。​

• 大型モニター・ディスプレイ（レンタルの場合、サイズにより8,000円~130,000円程度）
• プロジェクター（会場の明るさに応じて選定）​
• スクリーン​
• マイク・スピーカーセット​
• ポータブルスピーカー（動画説明用）​
• HDMIケーブル・接続ケーブル類​
• プレゼンテーション用PC​
• 照明機器（商品を際立たせるスポットライトなど）​

一方で、展示会場は周囲の音が大きいため、音響機器は十分な音量が出せるものを選ぶことが重要です。​

バックヤード（待機・保管スペース）で必要な備品7選

バックヤードは来場者からは見えない場所ですが、スタッフが効率的に動くための重要なエリアです。この理由は、適切な備品を配置することで、スタッフの待機環境を整え、配布物の補充や緊急対応がスムーズになるからです。一般的には、以下の7項目を準備しておくと、運営がスムーズになります。​

• 折りたたみ椅子（スタッフ休憩用）​
• 収納ボックス・キャリーケース​
• 鍵付きロッカーまたは貴重品入れ​
• ゴミ袋（大型）​
• 掃除用具（ほうき、ちりとり、モップ）​
• スタッフ用の飲料・軽食​
• 運営マニュアル・シフト表​

さらに、バックヤードには配布物の在庫管理表を掲示しておくと、補充のタイミングが分かりやすくなり、品切れを防げます。​

展示・装飾関連の備品15選

展示・装飾関連の備品は、ブースの世界観を作り、来場者の目を引くための重要な要素です。なぜなら、視覚的なインパクトが来場者の足を止め、ブースへの誘導につながるからです。一般的な展示会では、以下の15項目が展示・装飾の基本として活用されています。​

• バックパネル・背面装飾​
• タペストリー​
• のぼり旗​
• ショーケース（レンタルの場合、目安として7,700円～39,600円程度）​
• 展示台・ディスプレイ棚（3,000円～15,000円程度）​
• アクリルスタンド・POPスタンド​
• 照明器具（LEDライト、スポットライト）​
• カーペット・床材​
• 間仕切りパネル​
• ハンガーラック（製品展示用）​
• 装飾用の造花・グリーン​
• 企業ロゴパネル​
• 商品説明用のパネル​
• デジタルサイネージ​
• 看板（床置きタイプ、吊り下げタイプ）​

また、ブースの照明が暗い場合は、LEDデスクライトを追加するとブース全体が映えるという実践的なアドバイスもあります。​

配布物・販促ツール関連の備品8選

配布物・販促ツールは、展示会後のフォローや商談につなげるための重要なツールです。この理由は、来場者が後日改めて情報を確認する際の資料になり、問い合わせや商談のきっかけを作るからです。目安として、以下の8項目を準備しておくと、効果的な販促活動ができます。​

• パンフレット・カタログ（目安としてA4サイズを500枚程度）​
• チラシ・製品紹介シート​
• 名刺（スタッフ1人あたり200枚程度が一般的）​
• ノベルティグッズ（ペン、メモ帳、エコバッグなど）​
• 紙袋・ビニール袋（配布物をまとめる用）​
• アンケート用紙​
• QRコード付きカード（ウェブサイト誘導用）​
• サンプル品（商品によって）​

一方で、配布物の数量は展示会の規模や業種によって大きく異なるため、過去の出展データや主催者の来場者予測を参考に調整することをおすすめします。​

細かい備品・消耗品類15選（忘れがちなアイテム）

細かい備品や消耗品は、当日になって「あれがない！」と慌てることが最も多いカテゴリーです。なぜなら、日常的に使うものほど準備リストから漏れやすく、いざという時に困るからです。展示会のプロが必ず持参する、忘れがちな15項目をご紹介します。​

• ガムテープ・養生テープ​
• 両面テープ・セロハンテープ​
• はさみ・カッター​
• ホッチキス・クリップ・輪ゴム​
• サインペン（黒・赤・青）​
• 付箋​
• 充電コード類（PC、スマートフォン、タブレット用）​
• 延長コード・電源タップ​
• 配線カバー​
• モバイルWi-Fiルーター（会場Wi-Fiが重い場合に必須）​
• USBハブ​
• 予備の電池​
• ティッシュ・ウェットティッシュ​
• 簡易プリンター（名刺切れや資料不足の際の緊急対応用）​
• 折りたたみキャリーカート（荷物運搬用）​

特に充電コード類は、PCやスマートフォンの充電コード、HDMIケーブルなどが撤収時の忘れ物として圧倒的に多いため、撤収前の最終チェックで必ず確認してください。​

①軽量で持ち運びやすいものを選ぶ

展示会備品を選ぶ際は、軽量で持ち運びやすいものを優先することが重要です。この理由は、搬入・搬出作業の負担を減らし、設営時間の短縮につながるからです。例えば、折りたたみ式のテーブルや椅子、軽量素材のディスプレイスタンドなどは、少人数でも運搬しやすく、会場内での移動もスムーズです。

また、複数の展示会に継続的に出展する場合、保管スペースの節約にもなります。つまり、備品の重量や携帯性は、準備効率と運営コストの両面で大きな影響を与える要素です。​

②組み立てが簡単で設営時間を短縮できるものを選ぶ

組み立てが簡単な備品を選ぶことで、設営時間を大幅に短縮でき、当日の余裕が生まれます。なぜなら、展示会の設営時間は限られており、複雑な組み立てが必要な什器は想定以上に時間がかかるケースが多いからです。

例えば、工具不要で組み立てられるディスプレイラックや、ワンタッチで展開できるバナースタンドなどは、初めての方でも迷わず設営できます。さらに、設営に十分な人数を確保することも重要ですが、什器自体が簡易的であれば、少人数でも対応可能になります。

このように、組み立てやすさは設営の成功を左右する重要な判断基準です。​

③ブースのコンセプトやブランドイメージに合ったものを選ぶ

備品選びでは、機能性だけでなく、ブースのコンセプトやブランドイメージとの統一感も重視してください。この理由は、デザインの統一感が来場者に与える印象を大きく左右し、企業の世界観を効果的に伝えるからです。

例えば、高級感を演出したい場合はダークトーンの什器や上質な素材のテーブルクロスを選び、親しみやすさを重視する場合は明るい色調の装飾を取り入れるといった工夫が有効です。

一方で、複数の業者に備品を発注すると、デザインの統一感を保つことが難しくなる場合があります。そのため、展示会準備に慣れた会社にワンストップで相談すると、ブース全体の調和を保ちながら効率的に準備を進められます。​

レンタルのメリット・デメリット

レンタルの最大のメリットは、初期コストを抑えられることと、保管場所が不要なことです。なぜなら、展示会用の什器は大型のものが多く、購入すると保管スペースの確保が課題になるからです。

例えば、年に1～2回程度の出展頻度であれば、レンタルの方がコスト面でも管理面でも有利になります。また、展示会ごとに異なるデザインやサイズの什器を試せるため、ブースのコンセプトに合わせて柔軟に選定できる点も魅力です。​

一方で、デメリットとしては、複数回の出展を重ねるとレンタル費用が累積し、購入した方が結果的に安くなる場合があることです。また、人気のある什器は早期に予約が埋まるため、出展が決まったら早めに手配する必要があります。​

購入のメリット・デメリット

購入のメリットは、長期的に見てコストパフォーマンスが高くなることと、自社専用にカスタマイズできることです。この理由は、年に3回以上出展する企業の場合、購入した方がレンタル費用の累積よりも安くなるケースが多いからです。

例えば、企業ロゴ入りの受付カウンターや、自社製品に合わせたサイズのショーケースなどは、購入してカスタマイズすることでブランドの統一感を高められます。​

一方で、デメリットとしては、初期投資が大きいことと、保管場所の確保が必要なことが挙げられます。また、展示会のトレンドやブースデザインの変更に対応しにくく、数年後には使わなくなるリスクもあります。​

備品別の判断基準｜レンタル向き・購入向き一覧表

備品ごとにレンタルと購入のどちらが適しているかを判断することで、コストを最適化できます。以下の表を参考に、自社の出展頻度や予算に応じて検討してみてはいかがでしょうか。​

一般的には、什器類はレンタル、配布物や消耗品は購入が基本ですが、出展頻度と予算に応じて柔軟に判断することが大切です。​

エクセルやスプレッドシートでのチェックリスト作成手順

エクセルやスプレッドシートを使ったチェックリストは、展示会備品の準備漏れを防ぐ強力なツールです。なぜなら、項目ごとにチェックボックスを設けることで、準備状況を視覚的に把握でき、複数のスタッフで共有しやすいからです。

具体的な作成手順としては、まず備品名を1列目にリストアップし、2列目に数量、3列目に担当者、4列目に期限、5列目にチェック欄を設けます。エクセルの「開発」タブからチェックボックスを挿入し、フィルハンドルを使ってコピーすることで、簡単にチェックリストを作成できます。

さらに、条件付き書式を使用すると、チェック済みの項目を自動的にハイライトできるため、進捗管理がより分かりやすくなります。​

数量・担当者・期限を明記して準備漏れを防ぐ

チェックリストに数量・担当者・期限を明記することで、準備の責任範囲が明確になり、漏れを防げます。この理由は、「誰が・いつまでに・何を・どれだけ」準備するかが一目で分かることで、スタッフ間の認識のずれを防げるからです。

例えば、「パンフレット：500部、担当：山田、期限：展示会1週間前」といった形式で記載すると、進捗確認がスムーズになります。また、配布物には在庫管理表を併用し、当日の補充タイミングを把握できるようにしておくと、品切れのリスクを減らせます。

つまり、詳細な情報を記載することで、チームでの準備がより効率的になります。​

当日の確認体制｜予備品の準備と最終チェックのコツ

展示会当日は、予備品の準備と最終チェックの体制を整えることが成功の鍵です。なぜなら、想定外のトラブルは必ず発生するものであり、予備品があれば迅速に対応できるからです。

例えば、配布用のパンフレットは想定数の10～20%程度を予備として準備し、筆記用具や粘着テープなども多めに用意しておくと安心です。

また、撤収時には充電コード類やジャケットなどの忘れ物が多いため、最終チェックリストを作成し、ブース内・テーブル下・収納ボックスの中など、忘れ物が発生しやすい場所を重点的に確認してください。このように、当日の確認体制を事前に決めておくことで、トラブルを最小限に抑えられます。​

展示会に必要な備品の数はどれくらい準備すればいい？

展示会に必要な備品の数は、ブースの規模や想定来場者数によって異なります。一般的な目安としては、3m×3mのブースの場合、A4チラシを500枚、名刺を200枚程度準備する企業が多いです。この理由は、展示会の来場者数や自社ブースへの立ち寄り率を考慮した経験値に基づいています。

例えば、大規模展示会で来場者が多い場合は、パンフレットを1,000枚以上準備するケースもあります。一方で、業種や商材によって配布物の需要は大きく変わるため、過去の出展データや主催者の来場者予測を参考に調整することをおすすめします。

つまり、「展示会によって異なりますが」という前提を踏まえ、予備を含めて余裕を持った数量を準備することが大切です。​

展示会当日に忘れがちな備品は何？

展示会当日に忘れがちな備品は、充電コード類、粘着テープ類、筆記用具などの日常的に使う消耗品です。なぜなら、これらは「当然あるもの」と思い込みやすく、チェックリストから漏れやすいからです。

特にPCやスマートフォンの充電コード、HDMIケーブル、延長コードは、撤収時の忘れ物としても圧倒的に多い品目です。また、ジャケットやイヤホンなどの個人の持ち物も、作業中に脱いだまま忘れるケースが見受けられます。

さらに、展示会によってはレンタルした什器の鍵や備品を返却し忘れることもあるため、撤収前には必ず最終チェックを行ってください。このように、小さなものほど忘れやすいため、チェックリストに細かく記載しておくことが重要です。​

展示会備品のレンタル費用の相場はどれくらい？

展示会備品のレンタル費用は、什器の種類やレンタル期間によって大きく変動します。一般的な目安としては、テーブルが1週間あたり2,000円～5,000円、椅子が500円～2,000円、受付カウンターが5,000円～20,000円程度です。

この理由は、サイズやデザイン、機能性によって価格帯が異なるためです。例えば、大型モニターは10,000円～50,000円、ショーケースは7,700円～39,600円といった相場になります。また、運搬費や設営・撤去費、保険料などの付帯費用が別途かかる場合もあるため、見積もりの際には総額を確認することが大切です。

つまり、レンタル費用は什器の種類と会場までの距離、サービス内容によって変わるため、複数の業者から見積もりを取って比較することをおすすめします。​

初めての展示会出展で最低限必要な備品は？

初めての展示会出展で最低限必要な備品は、受付対応、商談、配布物の3つの機能を満たすものです。具体的には、受付カウンター、テーブルと椅子、パンフレット、名刺、筆記用具、ゴミ袋、粘着テープ類が基本セットになります。

この理由は、これらがあれば最低限の来場者対応と商談ができるからです。例えば、小規模なブースであれば、受付カウンター1台、商談用テーブル1台、椅子4脚程度からスタートし、必要に応じてモニターやディスプレイ什器を追加していく方法もあります。

一方で、初めての出展では何が必要か判断が難しい場合もあるため、展示会に慣れた印刷・制作会社に相談すると、最適な備品リストを提案してもらえます。つまり、基本の備品を押さえつつ、自社のブースコンセプトに応じて追加していくアプローチが安心です。​

展示会備品の搬入・搬出で注意すべきことは？

展示会備品の搬入・搬出では、会場が定めた交通ルールと安全対策を厳守することが最も重要です。なぜなら、多くの出展者が同時に作業を行うため、ルール違反や安全意識の欠如が重大な事故につながる可能性があるからです。

具体的には、会場が設定した速度制限を守り、近隣の公道に違法駐車をしないこと、ホール内ではヘルメットと踵が覆われる靴を着用することが求められます。また、台車やかご台車を使用する際は複数名で作業し、経路を確保して安全に運搬することが大切です。

さらに、搬入物が想定より多く荷物を置く場所がないといったトラブルを避けるため、事前に搬入量と保管スペースを確認しておくことをおすすめします。このように、搬入・搬出は計画的に、そして安全第一で進めることが成功の鍵です。​

東京ビッグサイトや幕張メッセなど全国の展示会をワンストップでサポート

展示会の備品準備は、エリア別・用途別に必要なものを漏れなく揃えることが成功の鍵です。しかし、複数の業者に什器レンタル、印刷物、デザイン、動画制作などをそれぞれ発注すると、やり取りの手間や時間的負担が大きくなり、デザインの統一感を保つことも難しくなります。​

トック企画では、展示会に必要な印刷・デザイン・動画・WEB制作をワンストップで対応しているため、窓口を一本化でき、準備の負担を大幅に軽減できます。展示会準備に慣れたスタッフが、ブースのコンセプトに合わせた備品選定から、パンフレットやパネルのデザイン、当日の運営サポートまで、トータルでご提案いたします。

東京ビッグサイトや幕張メッセをはじめ、全国の展示会に対応しておりますので、初めての出展で不安がある方もぜひお気軽にご相談ください。